כתיבת דוח פרויקט יכולה להיות משימה מרתיעה אם לא תתחיל בתוכנית ארגונית. דוחות הפרויקט מכילים בדרך כלל את אותם יסודות בסיסיים המספקים לקוראים מידע על מטרות הפרויקט, תוכניתו, תקציבו ותוצאותיו. באמצעות כמה טכניקות בסיסיות לכתיבת דוחות, ניתן ליצור מסמך פרויקט יעיל המציג את העמיתים שלך שאתה מאורגן ומסוגל לספק מידע חשוב.
לקבוע איזה סוג של דו"ח הפרויקט יהיה לך לכתוב. דוחות פרויקט משותפים כוללים הצעות, היקף המלצות עבודה, עדכוני סטטוס, ניתוחי שונות וסקירות והמלצות סופיות. זה יעזור לך לספק את המידע המדויק חברי הצוות שלך, מפקח או בעלי עניין אחרים רוצים.
כתוב מתאר עבור הדוח שלך. כלול דף שער, דף תוכן, תקציר מנהלים, הגוף הראשי ונספח. להחליט אילו קטגוריות של מידע תוכל כתובת. בהתאם לסוג הדוח שאתה כותב, אלה יכולים לכלול יעדים, מתודולוגיית הפרויקט, צוות, משאבים הדרושים, משך, מבחני הצלחה, תקציב, שונות, תוצרים, מועדים, תוצאות והמלצות.
אסוף את המידע הדרוש להשלמת כל מקטע. זה עשוי לדרוש עריכת ראיונות עם אנשים המבקשים את הפרויקט, אנשי צוות העובדים על הפרויקט ובעלי העניין שהם היעד של הפרויקט, כגון לקוחות, עובדים פנימיים או ספקים וספקים. קבל נתונים היסטוריים, כגון נפחי מכירות קודמים, תקציבים, רמות השתתפות ונתונים דמוגרפיים.
כתוב את הטיוטה הראשונה של תקציר מנהלים, אשר סקירה קצרה של הדו"ח. זה צריך לכלול את הסיבה הקורא הוא מקבל את הדו"ח, את עיקרי עיקרי הדו"ח והמלצות. אל תכלול את הפרטים העדינים בסיכום מנהלים, שהוא לעתים קרובות סקירה של חצי עמוד. לספק פרטים ותמיכה בגוף הדו"ח הפרויקט.
כתוב כל מקטע בדוח תוך שימוש בנתונים ובראיונות שלך. ארגן את הקטעים באמצעות סדר לוגי. לדוגמה, אל תתחיל עם התקציב עד שתסביר את הרכיבים הדרושים לפרויקט. זה יאפשר לך להימנע מהצורך להסביר כל הוצאה ומדוע זה נחוץ פעמיים. אל תציינו את שמות העובדים העובדים על הפרויקט עד שתציין את מרכיבי הפרויקט. עבור סעיף שונות, כלול את התוצאות המקוריות, ולאחר מכן את התוצאות בפועל.
סיים את הדו"ח עם סיכום והמלצות על סמך הממצאים שלך. השתמש בנתונים כדי לתמוך במסקנות ובהמלצות שלך. הפנה את הקוראים לנספח של המאמר שלך, שיכלול מידע תמיכה מפורט, כגון תקציבים מפורטים, גרפים, תרשימים ונתונים טכניים אחרים.
סקור את תקציר מנהלים כדי לקבוע אם כל הסיכום הראשוני שלך צריך להיות שונה על סמך המידע שגילית בעת כתיבת הדוח שלך. כתוב את הגרסה הסופית של תקציר מנהלים.
לקמפל את המידע בנספח שלך ולמקם אותו לפי סדר הופעת המידע בדוח שלך. חזור לדוח שלך וכולל הערות שוליים או מספרי עמודים כדי להפנות לקוראים מידע נספח.
