דוח פרויקט מעביר את מעמדו של פרויקט מתמשך בארגון ללא כוונת רווח. בדרך כלל הדו"ח יכיל מידע ספציפי על תקציב, אבני דרך מוגשמות וכל הבעיות שעלו מאז תחילת הפרויקט. בעת כתיבת דוח פרוייקט, עקוב אחר הפורמט הבסיסי, אך אל תהסס להוסיף או להסיר חלקים בהתאם לארגון ולמטרות הספציפיות שלך.
צור את החומר הקדמי עבור הדוח. צור דף שער מסודר המכיל את שם הפרויקט, תאריך הדוח ושמות מנהל הפרויקט וחברי הצוות. אם הדוח שלך ארוך מ -5 עמודים, שקול להוסיף תוכן עניינים כדי להקל על איתור מידע.
כדי להתחיל את דוח הפרויקט, לכתוב קטע סקירה שמסביר לקורא את המצב הבסיסי של הפרויקט וכיצד הוא ישפיע על העמותה שלך. שמור את הקטע בדף אחד או פחות וכתוב עם המטרה של מתן הסבר בקנה מידה גדול של ההתקדמות כי הצוות שלך עשה על הפרויקט. לאחר קריאת הסקירה, סוקר צריך הבנה בסיסית של היקף הפרויקט, המצב הנוכחי, מה שנותר לעשות וכל הבעיות שאתה מצפה לפגוש.
כתוב עדכון על אבני הדרך שהשגת עד כה. בסעיף זה, להסביר כל מטרה הפרויקט הושלם לספר לקוראים אם או לא היה בזמן. כלול השפעות חיוביות או יתרונות בלתי צפויים של ציון דרך. לדוגמה, אם השלמת את היעד שבוע לפני המועד, הסבר כיצד זה יאיץ את המוצר הסופי או לחסוך כסף עבור עמותה שלך.
ליידע את הקוראים על המצב של תקציב הפרויקט. ללא כוונת רווח, התקציב הוא לעתים קרובות הדאגה הגדולה ביותר. בחלק התקציב, ליצור ניתוח קו אחר שורה התקציב מסביר מה יש לך בילה ומה נשאר לבלות. אם יש פערים, ספק הסבר ואת הצעדים שתצטרך לעשות כדי לפצות את ההבדל.
ספק הסבר לכל עיכובים או בעיות. אם המלכ"ר שלך נתקל בבעיות בלתי צפויות במהלך הפרויקט, הקפד לכלול סעיף המפרט את הבעיה. כדי להרגיע חברי מועצת המנהלים והלקוחות, כולל צעדים ספציפיים שתידרש כדי לתקן או למנוע את הבעיה.
הסבר את השלבים הבאים. בקצרה, תן לקוראים לדעת מה קורה הבא בפרויקט. אם תזדקק לכוח אדם או מידע נוסף, רשום את כל הפריטים. מידע זה הוא חיוני עבור מלכ"ר עם משאבים מוגבלים. סגור על הערה חיובית, אם אפשר, על ידי הבעת אמון כי הפרויקט יושלם בזמן על התקציב.
