לפני שהאמנים יכולים לקבל את עבודתם תלויה בגלריות, הם חייבים להגיש הצעה אוצרות. האמן יוצר את הצעת האוצרות כדי ליידע את אוצר הגלריה על אופי התערוכה המוצעת. ההצעה כוללת את נושא התערוכה, את התמונות שישמשו בתצוגה ואת קהל היעד המיועד לעבודות. בעל הגלריה או האוצרת בוחן את ההצעה כדי לקבוע אם התערוכה המתוכננת מתאימה ללקוחות הגלריה.
מכתב כיסוי
מכתב כיסוי משמש כדרך לאמנים להציג את עצמם לגלריה או לאוצרת. מכתב כיסוי מתאים מתייחס למקבלי ההחלטות בשמו, ולא כאל "למי הוא עשוי לחשוש". במכתב המכיל תיאור קצר של אישורי האמן, כולל חינוך, הכשרה, פרסים וכל תערוכות קודמות של יצירת האמן. מכתב הכיסוי כולל גם סיבות לכך שהתצוגה המוצעת מתאימה לקהל הגלריה. המכתב יכול גם להזכיר תערוכות קודמות הגלריה החזיק הדומה אחד האמן מציע.
הצג תקציר
הצעה אוצרותית כוללת תקציר אחד או שני עמודים. תקציר זה מסביר את הפרטים של התערוכה המוצעת. תקציר מציג את הפרטים האלה או בצורת פרוזה או נקודות כדור לקריאה קלה יותר. תקציר זה מתאר את נושא התערוכה המוצעת, וכן הסבר כיצד היצירות המוצגות מתאימות לנושא זה. לדוגמה, תקציר של תערוכת 2009 "סינתטי" במוזיאון וויטני פירט כיצד השימוש בצבעים אקריליים של אמנים בשנות השישים סייע בשינוי "הכיוון של האמנות האמריקנית אחרי המלחמה".
תמונות תצוגה
ההצעה חייבת לכלול תמונות של חתיכות להיות מוצג. התמונות מראות את החלקים ברזולוציה גבוהה וכפי האמנים מתכוונים להציג אותם, כולל כל תאורה מיוחדת, מסגרות או מבנים תמיכה. הן האיכות והן הפורמט של התמונות חייבות לאפשר לאוצר להציג את העבודות ללא מאמץ. אם התמונות באיכות ירודה, או אם הפורמט קשה מדי להצגת התמונות בצורה נכונה, ייתכן שהאוצר יתעלם משארית ההצעה.
קהל יעד
הצעת האוצרות כוללת גם את הסיבות שהאמנים מאמינים כי עבודותיהם פונות לקהל יעד. קהל היעד יכול להיות ספציפי כמו אספנים אמנות high-end או רחב כמו משפחות עם ילדים. מאז גלריות להפוך את ההכנסות שלהם על ידי מכירת יצירות אמנות, ההצעה חייבת להוכיח לבעל הגלריה או אוצר איך העבודה של אמנים מושך מבקרים פוטנציאליים. לדוגמה, ההנחיות לתערוכה במכללת קולומביה של שיקגו ומשרדי ביצועים של שיקגו כוללות הוראות להתייחסות לסטודנטים, לסגל ולסגל של המכללה, וכן לקהילה הרחבה יותר, בעת הגשת הצעת התערוכה.
