המפגשים מתקיימים כמעט בכל מקום שיש אנשים. כנסיות, בתי ספר ועסקים כל לקיים פגישות מסיבה זו או אחרת. כאשר דקות נלקחים כראוי הם יכולים בקלות להיות מועבר לחברים אחרים של הפגישה שצריכים לשמוע משהו ספציפי שוב, במיוחד יום או יומיים לאחר הפגישה. ככל שנוכל לנסות לעולם לא נזכור הכל. לכן לוקח דקות כהלכה בפגישה כל כך חשוב.
לוקח דקות
בדוק אם העסק שלך, הכנסייה או הספר יש פורמט נדרש לקחת דקות פגישה. במקומות מסוימים של עסקים יש דרך מסוימת שהם אוהבים לעשות דברים, גם אם זה משתנה מן הסטנדרט קצת. הקפד לעקוב אחר הפורמט המבוקש.
שב במקום שבו אתה יכול לראות ולשמוע את כולם. קשה לכתוב את הדקות כאשר אתה מחפש מי אמר מה. ישיבה במיקום מרכזי היא הטובה ביותר אם החדר הוא גדול למדי ללא הגברה. שב בחזית החדר כאשר קבוצות גדולות משתמשות במיקרופונים.
כתוב את התאריך על הנייר שלך. יש נייר ועט מוכן לפני הפגישה מתחילה למנוע ממך משהו חשוב בהתחלה. כמו כן, לכתוב אם הפגישה הזאת היא על נושא מסוים או בעיה. כמו כן, במהירות לרשום את הסדר ישיבה אם החברים הם מעטים יחסית. זה גם יעזור לך מאוחר יותר כאשר לוקחים לב מי אמר מה.
רשום את כל מי שיש. הקפד לרשום את האחראי על הפגישה, כמו גם אלה שלא היו מסוגלים להשתתף מסיבה כלשהי או אחרת. אם אפשר, להכין מתאר של הנושא מראש לתת לך משהו לעקוב תוך לקיחת דקות במהלך הפגישה.
כתוב מי אמר מה, דיונים או דיונים בנושא והחלטות על אותם דיונים. אם תתקיים הצבעה, רשמו מי הציג את ההצבעה, מי השליך אותה וגם מה היתה התוצאה של ההצבעה, כמו 4 לא ל- 9 כן.
לא להקליט כל מה שנאמר במהלך הפגישה. רק לרשום את הרעיונות ואת הנושאים לסיכום. אתה תנהג משוגע אם תנסה לרשום כל מילה שכל אדם אומר.
שחזור הדקות שלך מיד לאחר הפגישה. זה מונע טעויות ואובדן זיכרון. הקפד לבדוק את האיות שלך פעמיים לפני הדפסת דקות ומסר אותם לאלה שהיו בפגישה.
