מאגר ידע, בדומה לוויקי, הוא אוסף מנוהל של מאמרים ומידע שנשלחו על ידי משתמשים. מאגר מידע מסוג בסיס מוקדש בדרך כלל לתוכנית או לתהליך מסוים, וניתן להגיש מידע על ידי מפתחים, אנשי תמיכה טכנית או משתמשי קצה. אופיו הדמוקרטי של מאגר הידע מאפשר לו לגדול באופן אורגני ומהיר, אך גם מקשה על שמירת המידע, ובמקרים הגרועים ביותר הוא בלתי שמיש.
שיחה דינמית
היתרון הגדול ביותר של בסיס ידע הוא שהוא מאפשר למגוון משתמשים לתרום לתוצאות בסיס הידע בתיעוד חי וליצור שיחה דינמית ורלוונטית. כמו כן, מכיוון שהיא כוללת תרומות של פיתוח, תמיכה טכנית ומשתמשי קצה, אלה שעושים מחקר מקוון יכולים לחקור את אותה בעיה ממספר נקודות מבט שונות, ואולי להוביל אותם לפתרון שהם לא היו רואים בעצמם.
מסמכים לא עקביים
סגנונות כתיבה שונים ורמות הידע של התורמים לעתים קרובות לגרום מסמך מפוזרים, לא סטנדרטי, שהוא אחד החסרונות הגדולים ביותר של בסיס ידע. יתירות הופך את הכלל ולא את החריג, ואת אותן טעויות ניתן להוסיף לבסיס הידע מספר פעמים מעל. נדרשת תחזוקה ייעודית.
כמו כן, בגלל בסיס ידע מתחיל כמסד נתונים ריק, אין זה ראוי להשתמש כמקור העיקרי של תיעוד עבור כל מוצר חדש או תהליך. בסיס ידע דורש זמן לבנות כתסריטים ובעיות נמצאו, נפתרות ומתועדות.
בולטות של מידע
האופי האורגני הדמוקרטי של מאגר ידע פירושו שהמידע החשוב ביותר עשוי להתבלט, בעוד שהמידע החשוב פחות ייקבר, וייתן לבסיסי ידע פונקציית מיון טבעית. אם מידע שגוי או שגוי נשלח, משתמשים אחרים יכולים לקבור אותו על ידי החלפת אותו עם מידע טוב יותר או יכול לסמן אותו למחיקה / ביקורת על ידי מנהל.
תיעוד בארכיון
מאמרים ישנים שנותרו בבסיס הידע מספקים ארכיון אוטומטי של תיעוד לגרסאות ישנות של המוצר או התהליך. הארכיון יוצר באופן טבעי הוא יתרון של בסיסים ידע. עם יצירת גרסאות חדשות של המוצר או התהליך, ניתן לארגן מחדש את מאגר הידע או להפעיל אותו מחדש כדי לשמור בארכיון את המידע הישן, תוך שמירה על המידע העדכני ביותר.
פתרונות
צוות ייעודי צריך להיות ממונה לבלות כמה שעות בשבוע בחיפוש אחר בסיס הידע עבור החלטות מיותרות, מיושנות או לא מדויקות ומחיקת אותם לפי הצורך. הם צריכים להיות מאומנים בשימוש בבסיס הידע ויודעים איך לחפש אותו ביעילות, כך שהם יכולים לקבוע אם מאמר כבר קיים לפני שהם תורמים כפולים.
