כאשר אתה מנהל כל עסק, בעלי העניין, המנהלים והלקוחות שלו מצפים יעילות, אמינות ואבטחה. זה נכון במיוחד של עסקאות פיננסיות. בקרה פנימית מבטיחה שכל התהליכים העסקיים או הארגוניים יעמדו בדרישות אלו. עם זאת, חשוב לזהות את כל החולשות שבתוכנית הבקרה הפנימית. ישנן מספר דרכים לאיתור ליקויים אלה ומידע זמין כדי לעזור לך. ועדת ניירות ערך והחלפה, למשל, פרסמה הנחיות למעקב אחר בקרה פנימית.
קטלוג כל הליכי הבקרה הפנימית שלך. זה יכלול תיעוד עסקאות פיננסיות, עיצוב המוצר ובדיקות, רכש נהלים וביקורת פנימית. לדעת בדיוק מה אתה מתמודד לפני שאתה בודק את ההליכים עוד יותר. נסו לזהות חלקים של החברה או הארגון שעשויים להיות בסיכון גבוה יותר מאחרים. גם להעריך את העיצוב של הפקדים שלך. זה בדרך כלל כוללים תיעוד, ארגון, הפרדה של חובות, משוב והדרכה.
ביצוע הערכת סיכונים עבור כל נהלי הבקרה שלך. זהה את הכשלים הצפויים ביותר בתוך העסק או הארגון שלך. הערכת סיכונים בדרך כלל לובשת צורה של טבלה. כל סיכון חדש הוא לשים בשורה. כדי לבחון את הסיכון, להוסיף מספר עמודות המציינות מה יכול להשתבש, למה, מי אחראי על תהליך מסוים, מי בדק את זה, פתרונות וכאשר האדם אחראי לנקוט פעולה.
עריכת ביקורת פנימית. זה יכלול מלאי מלאי נכסים, התאמת מזומנים חשבונות לתשלום. פיוס מזומנים פירושו כי סכום המזומנים הנזילים שבבעלות החברה נכון ביחס להכנסות ולהוצאות. ביקורת חשבונות לפקוח פירושו לבדוק כי כל התשלומים הולכים לחברה או לאדם הנכון. אלה צריך להיות הפניה מקושרים נגד כל הדוחות הכספיים הן פנימית (מחלקת חשבונות) וחיצוניים (בנקים).
לחנך צוות על תהליכי בקרה פנימיים מודרניים ושיטות. בקרות פנימיות, כמו היבטים רבים אחרים של העסק, כל הזמן להתפתח. להודיע לעובדים שלך על כל השינויים ולשמור אותם מאומנים היטב. חוסר ידע והכשרה הוא סיבה מרכזית לכישלונות בקרה פנימיים. בחן את הידע של העובדים וקיים פגישות ביקורת במהלך אימון צוות.
לפקח על צוות הבקרה הפנימית שלך. הערכות סיכונים נוצרות בדרך כלל על ידי מי שעושה את הבקרה הפנימית. ניטור או ביצוע בדיקות חיצוניות מאפשר לצד שלישי לזהות חולשות אפשריות שהאדם או הצוות במקום החמיצו. אלה יכולים לנוע בין התהליך עצמו לפיקוח של השולטים בו. חברת ביקורת חיצונית מבצעת בדרך כלל בדיקות כאלה. לרוב העסקים יש קשרים עם רואי חשבון חיצוניים מהימנים.
בדוק משוב של לקוחות ובעלי עניין. האם יש תלונות נפוצות? האם היו הפרות של בקרה פנימית? לדוגמה, אם מספר לקוחות מדווחים על כשל מוצר זהה, כגון לחצן פגום, תוכל לעבוד אחורה באמצעות נהלי החברה שלך כדי למצוא את הבעיה. זה בדרך כלל מתכוון לסקור, בסדר הפוך, משלוח, הרכבה, ייצור, בדיקה ועיצוב.
תראה דוחות מחלקתיים. האם יש תחומים של החברה כי יש גרועה או לא משתפרים כצפוי? בעיות אלה עשויות להיות תוצאה של גורמים אחרים, אך ייתכן גם אות כלשהו סוג של כשל פנימי. כל מחלקה מסוגלת לשלוט ולפקח על מה שהיא עושה; אבל דוחות מחלקתי צריך להיות קשור יחד כדי לשקף את העסק בכללותו. בדוק אם לכל מחלקה יש מנגנון חזק מספיק עבור הצוות שלה כדי לדווח על חולשות שליטה.
