תכנון מערכת בקרה פנימית עבור העסק שלך לוקח תכנון והבנה של פעולות מפורטות של החברה. בקרות פנימיות משרתות מספר מטרות, אך העיקריות הן להבטיח כי העסק פועל כמתוכנן וכדי למנוע הזדמנויות לעובדים לטעות בסחורה או בכסף. בקרות פנימיות לאפשר בעל העסק את השלווה של הידיעה הכל עובד כראוי מבלי לפקח באופן אישי על כל היבט של המבצע.
סקור כל אחד מהתהליכים העיקריים בעסק שלך: ייצור, ניהול מלאי, חשבונות חייבים, חשבונות זכאים, התאמת בנק וכל תהליך אחר שבו ניתן לבצע הונאה על ידי גניבה או הסתרה. לשים שמות או כותרות עבודה על כל חלק של התהליך שאדם אחראי. אם אתה לא בטוח איך תהליך עובד, לבלות זמן "בשדה" ולצפות בתהליך או לשאול שאלות של האחראים.
להעריך כל צעד של כל תהליך עבור חולשות שליטה שיאפשר הזדמנות לגנוב נכסי החברה. דגש על תחומים שבהם לאדם יחיד יש משמורת על הנכסים והחשבונאות עבורם. לדוגמה, אם עובד אחד יש שליטה על הקופה וגם אחראי לפשר אותו בסוף הלילה, העובד יש את ההזדמנות לגנוב כסף ולהסתיר אותו על ידי זייף את הפיוס. דוגמה נוספת היא שיש עובד אחד אחראי על פתיחת הדואר הנכנס וגם להיות אחראי על רישום חשבונות המחאות המגיעים בדואר.
שנה את ההליכים עבור אותם אזורים שבהם יש לך להעריך את הבקרה הפנימית חלשה. הפרד את פונקציית המשמורת מפונקציית הדיווח בכל מקום אפשרי. למרות שאתה לא יכול להיות מספיק עובדים יש אנשים שונים לעשות כל עבודה, פונקציות חלופיות בין העובדים אתה צריך להפריד בין פונקציות שאינן תואמות בכל מקום אפשרי.
לתעד את ההליכים החדשים ביסודיות להכיר עובדים איתם. לבקש משוב מהעובדים על מידת היעילות של ההליכים החדשים. חשוב לוודא שהנהלים הגיוניים מנקודת מבט עסקית ותפעולית ולא רק כבקרה. התאם את ההליכים בהתאם למשוב, אך זכור תמיד את מטרת הבקרות.
ליישם מדיניות חופשה חובה, אם לא עשית זאת כבר. רוב בעיות גניבה כרונית בעסקים מותר להמשיך כי אף אחד אחר אי פעם מבצע את הפונקציות של הגנב.כאשר עובדים גנב נאלצים לקחת חופשה ומישהו אחר ממלא עבורם, הם לא יכולים לשמור להסתיר את הפשע. מדיניות זו יכולה למנוע גניבה, כמו גם לחשוף את זה אם זה קורה.
טיפים
-
להעריך את האפקטיביות של הבקרות הפנימיות שלך לפחות אחת לשנה ולשפר אותם במידת הצורך.
אזהרה
אל תפחד ליישם בקרות פנימיות חזקות כי אתה חושש העובדים שלך יחשבו שאתה לא סומך עליהם. עובדים ישרים רוצים לעבוד בסביבה מתוכננת כראוי.
