מערכת בקרה פנימית היא מערכת בתוך חברה המתכננת שיטות ונהלים לייצר פעולות יעילות, לקבוע דיווח כספי אמין, למנוע הונאות ולשמור על עמידה בתקנות ובחוקים. בתוך מערכת בקרה פנימית, קיימים חמישה מרכיבים הקשורים זה בזה. מרכיבים אלה משמשים לפיתוח מערכת בקרה פנימית וכן הם אמצעי להערכתה. רכיבים אלה פועלים יחד ליצירת מערך חזק של שיטות ונהלים שהחברה עוקבת בפעילותה.
סביבת הבקרה
סביבת הבקרה היא הרכיב הראשון של הבקרות הפנימיות. זוהי הסביבה שקובעת את הטון של החברה. היא כוללת גורמים כגון יושרה, ערכים אתיים, כשירות העובדים ופילוסופיית הניהול על אופן פעולת הארגון. זהו הרכיב המספק את הבסיס הדרוש למרכיבים האחרים של הבקרה הפנימית.
הערכת סיכונים
הערכת סיכונים היא מרכיב נוסף הקשור לזיהוי סיכונים במערכת. כדי להעריך את הסיכון להיות יעיל, אמצעי מניעה מושמים על ידי קביעת מטרות ברורות. רכיב זה מזהה ומנתח את הסיכונים האפשריים מבית ומחוץ. מרכיב זה מנהל סיכונים באמצעות פיתוח נהלים מדויקים להשגת מטרות עקביות בארגון. הערכת סיכונים תמיד לוקחת בחשבון שינוי במטרות שנקבעו.
פעילויות בקרה
ארגונים מפתחים פעילויות בקרה כדי לסייע במעקב אחר הערכת סיכונים. פעילויות הבקרה כוללות מדיניות, נהלים ופרקטיקות שפותחו כדי להגביר את אסטרטגיות ניהול הסיכונים. פעילויות בקרה ספציפיות כוללות הפרדת חובות, אימותים, התאמות וביטחון פיזי של נכסים. פוליסות אלו נועדו להבטיח כי הוראות הניהול יתממשו.
מידע ותקשורת
המידע חייב להיות מזוהה, נתפס ומתקשר בזמן וביעילות מושגת באמצעות רכיב זה בקרה פנימית. רכיב זה נועד לאפשר לעובדים את היכולת לבצע את אחריותם בצורה הטובה ביותר. יש להעביר מידע גם כלפי חוץ לכל הגורמים המעורבים בחברה. מידע המתקשר בצורה זו מאפשר פעילויות בקרה ואחריות העובדים להתרחש בצורה יעילה יותר.
מעקב
המעקב כולל הערכת ביצועים של רכיבי בקרה פנימית, הבטחת פעילותם ביעילות. מרכיב זה מאפשר למנהלים לנקות אחריות הנחיות כך שהם מסוגלים ביעילות לעשות את עבודתם. הוא כולל גם ביצוע הערכות באמצעות ביקורת וצדדים בלתי תלויים אחרים, המבטיחים כי החברה תטפל בפעילות העסקית בצורה נכונה.
