חשבונאות מוגדרת כדיווח, רישום וניתוח של נתונים כספיים של עסק. מערכת חשבונאית ממוחשבת כוללת תוכנית או חבילת תוכנה המחליפה מערכת ידנית, או רואה חשבון, בהקלטה ועיבוד של עסקאות פיננסיות. הוא מאפשר למנהלים ולמשתמשי קצה אחרים לנתח את הבריאות הפיננסית של העסק ולנקוט בפעולות הנחוצות לאור המידע הזה. מערכות ממוחשבות חשבונאיות נועדו להתאמה אישית מלאה, אבל המרכיבים העיקריים נשארים זהים על פני סוגים שונים של מערכות.
תוכנה
התוכנה היא הליבה של מערכת חשבונאית ממוחשבת. רכיב התוכנה מורכב מודולים, או קטן יותר, תוכניות עצמאיות. כל מודול בודד מבצע פונקציה אחרת. המודולים יכולים לכלול ייצור, לקוחות, ספר חשבונות ראשי, משאבי אנוש, ניהול נכסים, ניהול פיננסי, או רכש ומודולים לניהול מלאי. כל המודולים מקשרים אחד עם השני לשיתוף נתונים. תהליך חשבונאי טיפוסי משלב את כל המודולים של מערכת חשבונאית ממוחשבת, כאשר כל אחד מהם שומר נתונים על פעילויות ספציפיות ועל ישויות.
חומרה
חומרה מתייחס למרכיבים הפיזיים של המערכת. על פי הספר "עקרונות חשבונאיים", כל הציוד הפיזי הקשור למערכת חשבונאית ממוחשבת מכונה חומרה. מערכות מחשוב ממוחשבות מותקנות על מחשבים בעלי יכולת להפעיל את המערכות. בקנה מידה גדול מערכות חשבונאות מורכבים מודולים רבים בדרך כלל דורשים מחשבים עם מעבדים מהירים קיבולת אחסון גדולה. רכיבי חומרה אחרים החיוניים במערכת חשבונאית ממוחשבת כוללים התקני הדפסה וסריקה, כמו גם ציוד היקפי אחר, כגון עכבר, מקלדת ומכשירים חיצוניים לאחסון נתונים.
כוח אדם
בעוד מערכות ממוחשבות חשבונאיות נועדו לפעול באופן עצמאי של התערבות ידנית, הם בדרך כלל דורשים אלמנט מסוים של פיקוח. מפעילי אנוש נדרשים להזין בנתונים הכספיים, אשר מעובדים על ידי המערכת הממוחשבת. על פי הספר "ביקורת הונאה וחשבונאות משפטית", אנשי מפתח אחרים במערכת ממוחשבת חשבונאית כוללים בקרת שינוי מיומנים, מנהלי מסדי נתונים, אנשי אבטחה וניהול. באופן קולקטיבי, אלמנטים אלה פועלים על מנת להבטיח תפקוד חלק של המערכת הממוחשבת ולספק יכולות פתרון בעיות בעת הצורך.
