קשה לעקוב אחר העסק כפי שהוא גדל. זה יכול להיות אפילו יותר מבלבל כאשר אתה מנסה להבין איך המבנה השתנה עם הזמן, למשל, הרחבת או שינויים מנהליים. מיפוי התהליך מסייע לניהול לראות את השינויים באמצעות תרשים. על מנת שהדיאגרמה תהיה מדויקת, יש צורך לעקוב אחר כללים מסוימים בבניית מפת תהליך.
הגדר את סמלי התרשים
לכל מפת תהליכים יש מערך סמלים המייצגים משימות שונות. לפני שתתחיל לבנות מפת תהליכים, יש להגדיר סמלים אלה. אליפסות, למשל, להציג קלט בתחילת התהליך או פלט בסוף התהליך. תיבות או מלבנים מציגים משימות או פעילויות המתרחשות במהלך התהליך. החצים מראים את זרימת הכיוון, ויהלומים מציגים נקודות בתהליך כאשר השאלות מתבקשות או נדרשת הכרעה. (לדוגמה, ראה משאבים).
הגדר את התהליך
לקבוע היכן מתחיל התהליך ואיפה הוא מסתיים. מיפוי התהליך נעשה בדרך כלל כאשר אתה משנה את האופן שבו אנשים עושים את העבודה שלהם, למשל הוספת תהליך אוטומטי, כאשר החברה שלך מתמזגת עם חברה אחרת, כשאתה מציג קו מוצרים חדש וצריך להבין את ההשפעה שתהיה. יש על הצוות שלך, משימות וטכנולוגיות, וכאשר אתה מנסה לקצץ בעלויות ולשפר את היעילות. לקבוע מה אתה מנסה לעשות, כאשר הוא מתחיל, כאשר הוא מסתיים שם את המפה התהליך בהתאם.
רשום את השלבים
השלבים יכולים להציג מידע מספיק או שפע של פרטים. בכל דרך שתבחר לקחת, לשמור את הניסוח פשוט. כתוב כל צעד בצורת "פועל-אובייקט" כגון "תוכנית פעולה".
צור רצף
באמצעות Post-It הערות או כרטיסיות, למפות את השלבים משמאל לימין בצורת תרשים. אל תדאג ציור חצים או דמויות עדיין. זה קורה ברגע שיש לך רעיון חזותי של איך המפה שלך ייראה.
צייר את התרשים
צייר את הסמלים על פי הכללים שאתה כבר תיאר עבור כל צורה, אליפסות מייצגים קלט ופלט, למשל. לאחר שהסמלים נמצאים במקום, שרטט את החצים. אם צורה קורא יותר מחץ אחד, ייתכן שיהיה עליך להציב יהלום החלטה שם, כך שכאשר תגיע לשלב זה, אתה יודע שיש חלופות שצריך לשקול. בהשראת התרשים, השתמש בגישת מודל מערכות, כאשר כל צעד קשור לשלב הבא או לתוצאה על ידי חץ. ודא שהמודל הושלם וכולל מידע רלוונטי.
