דיווח על מענק שארגונך קיבל הוא היבט חשוב ביחסים שבין המוסד המעניק לבין מקבל המענק. דוחות גרנט מספקים מידע על הפעילות שבוצעה בהצעת המענק המקורית, ממצאים חדשים, מלכודות, הצלחות וכספים. להיות כנה, ברורה, ו הקרובה בדוח מענק מסייע למוסד מעניק למדוד את השפעתה וללמוד מניסיון הארגון שלך. חשוב לדווח על התוצרים הספציפיים והפעילויות המוצעים בהצעת המענק המקורית. דוחות גרנט כוללים בדרך כלל מכתב כיסוי, גיליון כיסוי, נרטיב ופיננסים סעיף.
איסוף מידע ואצלת משימות
כאשר מתחילים לכתוב דו"ח מענק, אתה רוצה להיות ברור על הפרטים הספציפיים הציע ההצעה המענק ולהיות מאוד מכיר את הפרויקט ממומן על ידי המענק. עיין בהצעת המענק ובמכתב המענק.
טוב לפני המועד האחרון של הדו"ח, לגייס עזרה מראשי מחלקות הנכון אתה צריך להשלים את המענק. לדוגמה, להתייעץ כספים וחשבונאות עבור הדוחות הכספיים, צוות התוכנית עבור דוחות שדה, מנכ"ל חתימה ותקשורת עבור תמונות.
לאסוף את החומרים השונים ולשמור אותם על האצבע עצות כמו שאתה שם את כולם יחד בדוח.
כתוב את גיליון הכריכה ואת סעיף נרטיבי
החלק הראשון הוא גיליון הכיסוי וקורא למידע ליצירת קשר בסיסי ונתונים שיקשרו את דוח המענק שלך להצעת המענק המקורית שלך. סעיף זה כולל את השם המשפטי של הארגון שלך, טווח התאריכים של הפרויקט המתואר במענק, שם המנהל או נשיא הארגון שלך, שם איש הקשר המוכר ביותר לפרויקט הממומן ודוח המענק. כמו כן, כולל את כתובת הדואר המלא שלך, מספרי טלפון ופקס, כתובת דואר אלקטרוני, שם הפרויקט, סכום המענק, מספר תעודת המענק ומטרת המענק. ודא כי כל המידע הזה מתאים למה הוא במענק הבקשה המקורית ואת אות הפרס. בתחתית הדוח שלך, הזן את מספר הזיהוי של המענק ואת מספר הדף של הדוח.
בחלק הנרטיבי, הסבר כיצד המימון לפרויקט עשה את ההבדל בקהילה שלך או בחייהם של האנשים שעזרת. אתה יכול לספק נתונים כמותיים וסטטיסטיקה כמו שיעורי סיום, רמות הכנסה או ציונים. אתה יכול גם לספק נתונים איכותיים כמו סקרים, ראיונות או סיפורים של יחידים או משפחות נהנו מן השירותים שלך.
תגיד את מענק אם גילו משהו חדש כתוצאה ממענק. הסבר בפירוט אם קרה משהו בלתי צפוי, טוב או רע.
תגיד את המענק אם אתה עובד בשיתוף פעולה עם ארגונים אחרים ואיך זה השפיע על הפרויקט. זה חשוב כי מענקים מעריכים שיתוף פעולה בין ארגונים.
שתף את כל הלקחים שנלמדו מהפרויקט. תאר בפירוט את האתגרים שעלו במהלך הפרויקט שלך ואיך להתגבר עליהם. אם אתה עושה את זה היטב, תוכל להרוויח הרבה כבוד מענק. הם מעריכים כאשר ארגונים ללא כוונת רווח אומרים את זה כמו שזה בניגוד ציפוי סוכר את המצב.
תן המענק יודע מה התוכניות העתידיות עבור הפרויקט. כלול את מקורות המימון אם הפרויקט ימשיך. הסבר כיצד אתה יכול לשנות את הפרויקט בהתחשב בשיעורים החדשים שנלמדו.
תודה המענק על נדיבותה להשקיע בפרויקט שלך. להביע את הכרת התודה שלך. הוסף הערות רלוונטיות נוספות.
כלול כספים
המענק עשוי לבקש דוחות כספיים ספציפיים כגון הכנסה, תזרים מזומנים ומאזן. שלח את הדוחות הנדרשים לשנת הפרויקט. להסביר את כל השינויים הקיצוניים הבריאות הפיננסית שלך מהרגע שקיבלת את המענק פרס בזמן שאתה מדווח. מוטב שתציין את זה ותהיה לך הסבר טוב מכדי שיגלו את המעניק לבדו. להיות מראש.
לספק דיווח מפורט על הכספים מן המענק בילה על פרויקטים ספציפיים. הפרטים שתספק בסעיף זה צריכים להתאים ישירות לתקציב שלך במסגרת הצעת המענק.
אם היו לך עלויות בלתי צפויות, לכלול אותם בדוח ולזהות אותם ככאלה. כמו כן, הסבר עלויות אלה בחלק הנרטיבי של דוח המענק.
חבילת הדו"ח
לכלול מכתב כיסוי קצר המפרט את התוכן של הדו"ח, כי צריך לכלול את מספר תעודת הזהות שלך. המכתב צריך להיות מהמנהל או מנשיא הארגון שלך למקביל שלו במוסד המענק. המכתב צריך להודות לתורם על המענק, שוב. אתה לא יכול באמת להודות מספיק.
ערוך את נרטיב המענק בעזרתו של עמית אחר. קבל חתימה סופית מן האוצר על כספי. ודא שהגופן והטון של הדוח עקביים במהלך העריכה.
צרף סקרים, גרפים, מפות, נתונים סטטיסטיים או מידע שנאסף כדי למדוד את הפרויקט שלך. סיכמת את ההיבטים החשובים ביותר בקטע הנרטיבי, אך יש לתת אותם לעיון. להציג את כל הנתונים באופן תמציתי ככל האפשר.
השתמש מצורפים קידום מכירות במשורה. Grantmakers הם עסוקים מאוד ופשוט אין לי זמן wade למרות כל אחד את האירוע פליירים, תמונות, הודעות לעיתונות. בחר את הטוב ביותר שניים או שלושה תמונות, שפורסם או שודרה חתיכת מדיה, ואולי ידיעון מהארגון שלך. אם תבחר לצרף חומר נוסף, ודא שהוא מסייע למקרה שלך וקשור ישירות לפרויקט.
קבל חתימה מנציג מורשה של הארגון שלך - ככל הנראה אותו אדם שחתם על בקשת המענק.
הגש בזמן
שלח את דוח המענק במדיום ומצב המכתיב במכתב הפרס. מוסד המענק רשאי לבקש דואר אלקטרוני, יש פורטל מקוון או מעדיפים שלושה עותקים שנשלחו על ידי דואר USPS. זה תמיד הכי בטוח לבדוק פעמיים.
אשר קבלה. אם אינך מקבל אישור אוטומטי, תוכל ליצור קשר עם איש הצוות המתאים במוסד המענק כדי לאשר את קבלת דוח המענק.
שמור עותק עבור הרשומות שלך. רק למקרה שמשהו יקרה עם מסירה של דו"ח המענק שלך, אתה צריך להיות מוכן לספק עותק נוסף למנחה.
