כיצד לחתום על תזכיר עסקים

כדי לחתום או לא לחתום? זו השאלה שעולה לעתים קרובות כאשר מנהלים עסוקים יצאו לכתוב תזכיר. שלא כמו מכתבים עסקיים, אשר בבירור דורשים חתימה, תזכירים הם עניין אחר. אם לחתום עליהם לא ברור למנהלים צעירים רבים רק מתחיל את העולם העסקי. העצות הבאות יסייעו לשפוך קצת אור על לחתום או לא לחתום.

פריטים שתצטרך

• מחשב

• תוכנית עיבוד תמלילים בסיסית

• מדריך דקדוק או ספר סגנון, כלומר, ספר סגנון AP

• מחקר אקטואלי, כלומר דוחות כספיים, דוחות חשבונאיים ועוד.

• מילון, אוצר מילים, תוכנת גיליון אלקטרוני (אופציונלי)

על פני השטח הם עשויים להיראות דומים, אבל יש הבדלים רבים בין תזכיר לבין מכתב. מכתבים שנכתבו על נייר חברה הם מסמכים חיצוניים. הם נוטים ללכת לקהלים חיצוניים קטנים יותר, כגון לקוחות, ספקים ורגולטורים בתעשייה. זה עושה חתימה מרכיב חובה. מזכרים, לעומת זאת, הם פנימיים ובדרך כלל נראים רק על ידי עובדי החברה. בפועל, מזכרים אינם כוללים חתימה. עם זאת, לפעמים מנהלים נבונים לכלול ראשי התיבות שלהם ליד שמו בכותרת. הטריק האמיתי הוא לדעת אם ומתי לעשות זאת.

מטרת תזכיר תסייע לקבוע אם לחתום על זה או לא. שנית לדוא"ל, תזכירים הם כלי עיקרי המשמש את המנהלים לחלוק מידע עם עובדים, בין אם מדובר בהודעות פשוטות או במידע עיקרי על שינויים במדיניות. כמה מזכרים נוטים להיות רגישים יותר בטבע מאשר לאחרים.

עד כמה המידע רגיש? מזכרים שגרתיים - אלה העוסקים בנושאים שאינם שנויים במחלוקת - מהווים את עיקר התזכירים שנשלחו על ידי מנהלים. סוגים אלה של מזכרים לעתים רחוקות דורשים מעקב נוטים להילקח כפשוטם. נושאים אחרים, כגון צעדי צמצומים ארגוניים, הטבות בריאותיות מופחתות, וכו ', יכול להיות קשה עבור העובדים לשמוע. כתוצאה מכך, תוקפם יכול להיות תיגר. כאשר הנושא הוא רגיש, כותב התזכיר רשאי להתחיל את התזכיר כדי להוסיף תוקף לתוכן. אבל גם אז, ראשי התיבות אינם נדרשים.

כמה אנשים יקבלו את התזכיר? שוב, תזכירים לפעמים ללכת למאות אנשים ואתחול אותם עשויים להיות משימה זמן רב. בעולם העסקים, הזמן הוא כסף. אפילו הוספת ראשי תיבות עשויה להיות משימה גדולה. כאשר מחליטים אם תזכיר ראשוני, או לא, שאל איזה ערך מתווספת במשימה זו? אם לא, לדלג על זה.

טיפים

• חתימות חתימה האות לקוראים כי הם הגיעו לסוף של מכתב. עם תזכירים, לעומת זאת, הטלגרף את הסוף באמצעות ביטויים המעבר המדגיש את המסקנה, כגון "ב הסגירה" או "סוף סוף".

אזהרה

זכור, בין אם אתה כותב תזכיר או מכתב, עם או בלי חתימה, זה עשוי להיות מסמך מחייב מבחינה משפטית. לעולם אל תפרק כל התכתבות בחיפזון. אתה יכול לקבל את עצמך ואת החברה שלך במים חמים.