גם אם צוות מבצע פעולות פרוייקט בצורה חלקה, קיים צורך למנהל הפרויקט לעקוב אחר התקדמות הפרויקט במונחים של זמן, עלויות, משאבים וביצועים. אתם משיגים מטרה זו על ידי השוואת מצב הפרויקט לתוכנית העבודה והתקציב המאושרים. כמו כן, אתה משווה את הפרמטרים התכנוניים בפועל של הפרויקט לאלה שהוגדרו בתוכנית הפרויקט. לאחר מכן, אתה משווה את התחייבויות הפרויקט, כגון כספים ומשאבים אחרים, לאלה שהוזכרו בתוכנית הפרויקט. לאחר מכן אתה בודק את התקדמות הפרויקט בפועל לאורך זמן ביחס לזה הצפוי ותועד בתוכנית הפרויקט.
עקוב אחר תקציב הפרויקט
תקציב הפרויקט עשוי להיות מוגדר כמו משאבים, כגון דולר, שבועות משאב, שעות שהושקעו או צעד אחר. אתה משווה את השימוש בפועל של משאבי הפרויקט לזה הצפוי בתוכנית הפרויקט. מעקב אחר התקציב הוא חיוני כי לפני תחילת הפרויקט, מנהל הפרויקט ובעלי העניין מסכימים ההקדשה של משאבים מסוימים לפרויקט. כתוצאה מכך, אם עלויות הפרויקט יתחילו לעלות על התקציב, ייתכן כי ללא התאמה של היקף הפרויקט או משאבים, כי כל דרישות הפרויקט לא יושג.
עקוב אחר היקף הפרויקט
היקף הפרויקט מורכב מדרישות הפרויקט, הידוע גם בשם מטרות. מעקב אחר היקף הפרויקט הוא קריטי משום שהוא משפיע על כל ההיבטים האחרים של הפרויקט, כולל עלויות הפרויקט, לוח הזמנים והמשאבים. לדוגמה, אם יש לך משאבים רבים מדי לפרויקט, העלויות שלך יהיו גבוהות מדי. מעקב אחר היקף הפרויקט יפסיק את טווח השרץ, המהווה תוספת של דרישות חדשות לאחר אישור תכנית הפרויקט. היקף השרץ אומר כי תקציב, זמן ומשאבים המוקצים לפרויקט יהיה לקוי.
צפה בלוח הזמנים של הפרויקט
מנהל הפרויקט משווה את מצב העבודה של הפרויקט המדווח בלוח הזמנים של הפרויקט ללוח הזמנים המתוכנן, כדי להבטיח שהפרויקט יתקדם כצפוי. לוח הזמנים של הפרויקט עשוי להיות מיוצג כמבנה פירוק עבודה, המזהה את הפעילויות שבוצעו על פי דיווחים יומיים, זיהוי אבני דרך וחומרים ומשוב אחר, ואת המשאבים הדרושים לכל שלב בפרויקט של מחזור חיי הפרויקט. באמצעות לוח הזמנים, ניתן גם לזהות אילו אבני דרך התקיימו ואילו פעילויות עשויות לדרוש משאבים נוספים אם הם יושלמו בזמן בהתאם לתקציב.
לפקח על משאבי הפרויקט
משאבי הפרויקט כוללים אנשים, מתקני עבודה, ציוד, תוכנה וכלי עבודה אחרים. המחויבות של משאבים לפרויקט אינה באה לידי ביטוי רק דולר דולר, אלא גם בעלויות הזדמנות במונחים של ירידה זמינות של משאבים לפרויקט אחר. חשוב לעקוב אחר ההתקדמות של הפרויקט בין השאר על ידי הזמינות של משאבים מסוימים בעת הצורך, כי חוסר המשאבים הזמינים ישפיע על לוח הזמנים של הפרויקט, על היקפו ועל איכות המוצר הסופי של הפרויקט.
