כיצד לעשות מיפוי תהליכים עסקיים

מיפוי תהליכים עסקיים מספק למנהיגים עסקיים הזדמנות להבהיר כיצד תהליכים מתבצעים בפועל. הוא חושף בעיות כגון צווארי בקבוק ווריאציה כיצד התהליך מבוצע על ידי קבוצות שונות או יחידים. מנהיגים יכולים גם לברר אם הדרך שבה התהליך נעשה בפועל שונה מהדרך שבה זה צריך להיעשות. יצירת מפה תהליך, המכונה גם תרשים זרימה, הוא מרכיב מרכזי של שישה תהליך Sigma ניהול ושיפור, אבל יכול להיות מועיל גם ללא מסגרת מלאה של Six Sigma.

לאסוף מידע מאנשים למעשה לבצע את התהליך על איך זה נעשה. הקפד לברר אם הצעדים משתנים בנסיבות שונות או עבור אנשים שונים. דגש על איך התהליך מתבצע כרגע, לא על איך זה אמור להיעשות.

החלט איזה סוג של מפת תהליך ליצור. תרשים זרימה בסיסי של פעילות מציג את זרימת השלבים בתהליך, כולל נקודות החלטה, ואילו תרשים זרימה מתאר גם את מעורבותם של קבוצות או אנשים שונים. עבור האחרון, ליצור עמודות עבור כל אדם או קבוצה לצייר כל צעד בעמודה המתאימה כדי לציין מי מבצע את הצעד.

התחל את המפה התהליך העסקי שלך על ידי ציור מלבן סגלגל או מעוגל, סמל סטנדרטי עבור נקודת ההתחלה. עבור תרשים זרימה של פעילות, צייר את נקודת ההתחלה בפינה השמאלית העליונה של הדף של הנייר או דף התוכנה. עבור תרשים פריסה, שרטט אותו בחלק העליון של העמודה המתאימה.

תייג את נקודת ההתחלה עם ביטוי המציין שזו נקודת ההתחלה, כגון "שיחה נכנסת" או אפילו רק "התחל". כל אחד מהשלבים שלך ייקרא בדרך זו, ויש לכלול פועל לייצג פעולה שננקטה.

צור כל אחד משלבי התהליך על ידי ציור מלבן ותיוג. כל צעד צריך להיות ייצוג משלו. אין לשלב שלבים בצורה אחת באמצעות המילה "and" כדי לחבר יותר מפעולה אחת או לפעולה אחת.

חבר את השלבים עם החצים המראים את כיוון זרימת התהליך. זה בסדר אם המפה שלך עוטפת כמה שורות כדי להתאים את הדף; החצים עושים את הזרימה לכאורה ללא קשר לסידור הפיזי של השלבים.

השתמש בצורת היהלום כדי לייצג נקודת החלטה בכל פעם שהצעד הבא תלוי בנסיבות ספציפיות. לדוגמה, מפת תהליך של עגלת קניות מקוונת תהיה נקודת החלטה המייצגת את בחירת הלקוח לשלם באמצעות כרטיס אשראי או באמצעות PayPal.

ציין את השלבים הבאים לנקודת החלטה על ידי יצירת הסמלים המלבניים ותיוגם והוספת החצים כדי להציג את זרימת התהליך. תווית כל החצים המובילים מנקודת ההחלטה, כדי להבהיר את המצב שמוביל בעקבות הנתיב. בדוגמה הנוכחית שלנו, השתמש בתווית "PayPal" עבור חץ אחד ו "כרטיס אשראי" עבור השני.

הוסף צורת מלבן סופית או מעוגלת אחרונה שכותרתה "סיום" כצעד האחרון לציון סיום התהליך.

עיין במפת התהליך שלך כדי לוודא שהיא קוראת נכון. כמו כן יש כמה אנשים לבצע את התהליך לסקור אותו, כדי לוודא שהוא מתאר במדויק את מה שהם עושים.

טיפים

• תוכניות כגון Microsoft Visio כוללות תכונות מיוחדות ליצירת מפות תהליכים, אך ניתן להשתמש גם בתוכניות גרפיקה אחרות או ב- PowerPoint. כאשר אתה הראשון לאסוף מידע על התהליך, לכתוב כל צעד על פתק דביק קטן ולאחר מכן לסדר אותם כדי להראות את תהליך הזרימה. שיטה זו יכולה להיות קלה יותר מאשר מנסה ליצור את מפת התהליך בבת אחת מההתחלה. אם התהליך שלך כולל הרבה הידקות בין קבוצות או יחידים, ייתכן שתרצה להשתמש תרשים זרימה כדי להמחיש במפורש את המעורבות של גורמים שונים.