עסקים, קבלנים פרטיים וארגונים ללא כוונת רווח בונים הצהרות מדיניות כדי להביע את ההנחיות המסדירות את ביצוע השירותים וההשתתפות בהם. מדיניות זו קובעת פרוטוקולים וקובעת פרמטרים שעליהם מתקשרים כל מי שנכנס לחוזה עם מיקום או לבקר בו. העיסוק במדיניות זו מתחיל בקלט מכל הגורמים הארגוניים, בנוסף להקמת מתאם ישיר ליעדי החברה. עבור סופרי מדיניות, מחקר, הכנה והחלטות לגבי פורמטים והפצה שולטים בחלק הארי של תהליך כתיבת הפרוטוקולים.
היכונו לכתוב. איסוף הערות לקיחת חומרים, לאבטח מחשב ייעודי או מעבד תמלילים ולבחור מקום לנהל את עיקר הכתיבה. בנוסף, בחר את השפה העיקרית של המדיניות או הפרוטוקול תוך התחשבות בסגנון הניסוח ובסוגי הגופנים של מסמך המדיניות.
לקיים פגישה עם אנשי מפתח עבור קלט על יצירת מדיניות חדשה או מסמך. לדוגמה, פרמטרים של מדיניות אבטחה פיזית מחייבים הן נציג משאבי אנוש והן אנשי אבטחה כדי לספק את דעותיהם לגבי דרישות המדיניות. קח דקות מפגש לשימוש ביצירת מדיניות או פרוטוקולים ממידע שנאסף.
להעריך את המשימה של החברה או השירות. השתמש בשפה וביישום של משימת החברה כמדריך לטון הכללי של המדיניות או הפרוטוקול. לדוגמה, החזרה על אמצעי זהירות ותכנון מדויקים מחזיקה חשיבות רבה לקובעי המדיניות בתוך קהילת הבטיחות התעשייתית.
לחקור את הקהל. ספור את מספר הלקוחות, הקבלנים או העובדים המהווים את הקהל העיקרי במסמך המדיניות. זהה את המיקום הקשור לעבודה או לעסקים של אנשים אלה כדי לקבוע את דרישות המיקום וההפצה. בנוסף, סקור תיאורי עבודה וחוזים של עובדים לצורך הכללה אפשרית במסמך המדיניות.
בדוק את הפריסה הפיזית של מקום העבודה או מקום העסקים. לתעד את הממדים, דרכים תנועה קיימים ואזורים ייעודיים, כגון חדרי שירותים וטרקליני עובדים, לשימוש ביצירת חלק סביבתי ובטיחותי של מסמך הפרוטוקול. צור קשר עם סוכנויות חיצוניות, כגון מכבי האש המקומיים או ארגון הבטיחות התעסוקתית, כדי לקבוע דרישות כגון מגבלות קיבולת מקסימלית והתקני בטיחות אש חובה.
עיין במסמכי החברה הקיימים. אסוף את כל מכתבי המדיניות הקיימים של החברה, את הוראות הפרוטוקול הקודמות ואת המסמכים הקשורים לשירות, לשימוש בבניית מסמך מדיניות ופרוצדורה חדשים. זהה מידע מיושן ועדכן נתונים חיוניים לפי הצורך. לטפסים המחייבים חתימות רשמיות, אתר את החותם המקורי או תחליף מתאים או תחליף. השלכה נכונה של נתונים מיושנים שעשויים להכיל מידע רגיש.
מחקר בטיחות המוצר ושימוש. מפיצי מוצרים, קמעונאים או יצרנים חייבים לחקור את אמצעי השימוש והבטיחות הנאותים של מוצר שנמכר או מיוצר. הוסף מידע זה לסעיף הפרוצדורלי של מדריך מדיניות השירותים, תוך הצגת נתוני בטיחות וחירום. הוסיפו נתוני טיפול וסילוק בטוחים לפריטים הקיימים כחומרים מסוכנים או המכילים אותם.
יצירת פורמטים מרובים. גרסאות הספר והגרסאות האלקטרוניות של המדיניות או הפרוטוקול מספקים נוחות לקהל של המסמך. מסמכי מדיניות אלקטרוניים מאפשרים לקוראים לעיין בנוחות במדיניות ממספר מיקומים. בנוסף, ספר או פורמט להעתיק קשה מספק גרסה פיזית לבדיקה מהירה בעת הצורך.
