Microsoft מתארת את לוח השנה של Outlook כ"לוח שנה ותזמון רכיב המשולב באופן מלא עם דואר אלקטרוני, אנשי קשר ותכונות אחרות ", ומאפשר למשתמש ליצור פגישות ואירועים, לארגן פגישות, להציג לוחות זמנים קבוצתיים ולבצע משימות אחרות. Outlook כולל גם יכולות לקיחת הערות, יומן וגלישה באינטרנט ומאפשר לצד שלישי לנהל לוחות שנה של חברה ויחידים ממיקומים מרוחקים. Outlook ניתן להגדיר מסונכרנים עם מחשב כף יד של הפרט או הטלפון החכם עבור ב- the-go יכולות וניהול לוח שנה.
פתח את Outlook באמצעות מחשב אישי, מחשב כף יד או מכשיר סמארטפון. Outlook נפתח להצגת תיבת הדואר, יישום הדואר האלקטרוני. אחד בצד שמאל של המסך לאתר את הכרטיסייה לוח שנה כדי לגשת ליישום לוח השנה.
לחץ על הכרטיסייה לוח שנה כדי להציג את יישום היומן האישי. לוח השנה יציג לעתים קרובות את היום הנוכחי של השבוע או סיכום השבוע, המפרט את כל הרשומות או הפגישות הקודמות ליחיד או למספר אנשים בתוך החברה.
אתר את לחצן דף הבית שבראש המסך ובחר פריטים חדשים מהתפריט הנפתח. אירוע ללא קשר לסוג הוא פריט חדש וכל אירוע חדש יש להזין בנפרד.
בחר בכרטיסייה אירוע כל היום אם האירוע יתרחש במהלך היום כולו. רוב האירועים הולכים להיות התחלה וסיום הזמן. ייפתח חלון מוקפץ של אירוע חדש.
הזן כותרת נושא לאירוע בשדה הנושא. הנושא הוא מה שמוצג בתצוגת סיכום של לוח השנה לאחר יצירת האירוע. כמו כן יש לספק מקום לאירוע.
לחץ על הסמל 'אפשרויות' כדי לציין לצופים אחרים בלוח השנה את הסטטוס של האירוע. מחווני הסטטוס מקודדים בצבע וכוללים סטטוס מחוץ למשרד, עסוק, חופשי או שהמצב אינו סופי.
בחר את שעת ההתחלה והסיום של האירוע מהתפריט הנפתח. אם האירוע נמשך מספר ימים, ציין אותו בזמני ההתחלה והסיום והאירוע יופיע במשך מספר ימים בתצוגת 'יום / שבוע / חודש' של היומן.
לחץ על הלחצן שמור כדי לשמור את האירוע הנוסף ולסגור את חלון הדפדפן. יש להציג את האירוע בתצוגת 'יום / שבוע / חודש' של היומן. אם היומן נמצא בתיקיה ציבורית, אחרים יוכלו להציג את האירוע מיד עם הוספתו.
חזור על השלבים שלמעלה עבור כל אירוע. יש להוסיף לאירועים שאינם קשורים ללוח השנה בנפרד. לחיצה כפולה על תאריך מהתצוגת היומן 'יום' / 'שבוע' 'חודש' 'יגיע לקיצור דרך לחלון המוקפץ של אירוע ההרחבה.
