עסקים מכל הגדלים דורשים את השימוש החשבונאי במידה מסוימת. בהבנה כיצד עובד החשבונאות, ישנם מספר שיטות בסיסיות ונהלים לחקור. חשבונאות מטופלת יחסית באותו אופן לא משנה את גודל העסק או את תעשיית העסק הוא. חשבונאות בנויה סביב משהו שנקרא ספר חשבונות כללי וכל חברה יש אחד.
גנרל לדג'ר
לכל חברה יש ספר ראשי, רשימה של תרשים חשבונות שלהם יתרות של כל אחד. תרשים של חשבונות הוא רשימה של כל החשבונות השונים של העסק. ישנם חמישה סוגים של חשבונות: נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות. בתוך כל אחת מחמש קטגוריות אלה יש חשבונות רבים. הספר הראשי עוקב אחר כל חשבון בנפרד על ידי עסקאות המתרחשות בתוך העסק. בכל פעם שמתרחשת עסקה, רשומה ביומן הראשי נרשמת. ספר החשבונות הראשי משמש כנקודת התייחסות כאשר נדרש מידע לגבי עסקאות.
דוחות כספיים
הליך חשבונאי בסיסי נוסף הוא הפקת דוחות כספיים. הדוחות הכספיים של העסק מיוצרים בדרך כלל בסוף כל חודש והם מיוצרים תמיד בסוף כל שנת כספים. שלושת הדוחות הכספיים המשותפים שנוצרו הינם דוחות רווח והפסד, מאזן ודוח על השווי המאזני. חברות רבות גם לייצר הצהרה על תזרים מזומנים. דוח רווח והפסד מציג את הכנסות החברה והוצאותיה ומוצג בשורה התחתונה של הרווח או ההפסד הנקי של החברה בתקופה מסוימת. המאזן הוא תמונת מצב של נכסי החברה, התחייבויותיה והון עצמי ליום מסוים. בדוח על השינויים בהון העצמי מוצגים יתרות ושינויים בסכומי ההון העצמי של כל אחד מבעלי המניות. דוח על תזרים המזומנים מציין עד כמה טוב תזרים המזומנים של העסק.
סגירת ספרים
הליך רגיל לחברות הוא סגירת הספרים שלהם. זה מתרחש בסוף כל שנת כספים ולאחר כל העסקאות, כולל התאמת רשומות, נרשמות ומפורסמות. סגירת הספרים מחייבת סגירת חשבונות בעלי יתרות זמניות. חשבונות בעלי יתרות זמניות כוללים הוצאות והכנסות. חשבונות זמניים הם פשוט חשבונות המשמשים למעקב אחר סכומים לתקופה מסוימת. כאשר התקופה מסתיימת בחשבונות חוזרים למאזן אפס ומשמשים שוב בשנה הבאה.
