לעתים קרובות בעסקים יש צורך לשלוח הודעה החברה חשוב לקבוצה של אנשים, ליידע אותם על שינויים או תיקונים למדיניות החברה ונהלים. אם אנשים אלה שייכים לקבוצה רשמית, יש מספר אפשרויות למכתב אליהם.
פנייה לקבוצה במכתב
השתמש בשם הרשמי המיועד לקבוצה אם הקבוצה מאורגנת רשמית ומוכרת לפי שם זה. אם הקבוצה היא בנות המהפכה האמריקאית, למשל, זה נכון לחלוטין לכתוב את המכתב לקבוצה באמצעות "בנות יקרות של המהפכה האמריקאית". זוהי הדרך הפורמלית ביותר להכיר במידע במכתב הוא עבור הצריכה של הקבוצה כולה, אך ספק אם המכתב עצמו ישתף עם הקבוצה כולה, אלא את הקצינים והמנהלים שלה.
זה גם מקובל לפנות את הקבוצה על ידי הכותרת הקולקטיבית שלהם, עבור הכינוי "יקר". אתה יכול להתחיל מכתב עם "לכל מנהלי החשבון" או "כדי לפקח לילה משמרות".
אם הקבוצה היא אחת שבה ברצונכם להתייחס אל אדם שכותרתו ושמו אינם ידועים, מן הראוי להשתמש בברכה "למי הוא עשוי לחשוש". בעוד שהביטוי הזה מניח שהוא מיועד ליחיד, מתאים לשימוש בעת פנייה לקבוצה. ברכה זו, נכונה ונכונה, חסרה את הסמכות הנובעת ממכתב חשוב עם שם איש הקשר הנכון ותואר.
השתמש פשוט ייעוד כגון "הפצה", או אפילו "ראה הפצה", בשדה "אל" של תזכיר עסקים, במיוחד אם המכתב הוא פנימי. את השמות של כל האנשים על רשימת התפוצה יש לחשוף לחלוטין במכתב, בדרך כלל כחלק חלק תחתונה. רשימה זו יכולה להיות מאורגנת לפי סדר אלפביתי או על ידי היררכיה ארגונית עם שמות מנהלים בכירים המפורטים הראשון בסדר הדירוג, ואחריו רשימה אלפביתית של כל הכפופים.
רשום את השמות, הכותרות והכתובות של כל הצדדים הנוגעים בדבר, אם הקבוצה קטנה ואינה מחוברת באמצעות חברה אחת. שיטה זו היא אחת הנוחיות למקבלי המכתב, אשר מסופקים עם מדריך עזר שימושי לכל הצדדים בהודעה אחת.
