חברות רבות להתחיל את העסק שלהם באמצעות מערכת חשבונאית ידנית. עבור רוב היזמים, מסלול זה מאפשר לעסק להתחיל לפעול ללא צורך השקעה גדולה עבור מערכת ממוחשבת חשבונאית. עלויות התקנת מערכת ממוחשבת ממוחשבת כוללות רכישת המערכת, עבודה על מנת להתקין את המערכת ואת עלויות ההכשרה כדי ללמוד את המערכת. מערכת ידנית כוללת כתיבת כל עסקה במחברת חשבונאית וחישוב כל המספרים באופן ידני. פעמים רבות, עסק מכיר צורך להמיר את המערכת ידנית למערכת ממוחשבת חשבונאות.
התקן מערכת חדשה
הצעד הראשון להמרת מערכת חשבונאית ידנית למערכת חשבונאית ממוחשבת כרוך בהתקנת המערכת החשבונאית על מחשב החברה. בעל העסק בוחן חבילות תוכנה שונות כדי לקבוע אילו עונה על הצרכים העסקיים שלו ורוכש את התוכנה. הבעלים מוריד את התוכנה למחשב שבו תתרחש העבודה החשבונאית.
סיים נתונים במערכת הידנית
השלב השני כדי להמיר דורש את בעל העסק כדי לסיים את הנתונים. לאחר שהמערכת הממוחשבת נטענת למחשב, על הבעלים לסיים את כל הנתונים הכלולים במערכת הידנית. הבעלים מבטיח שכל העסקאות יופיעו ברשומות החשבונאיות וכי כל החישובים נכונים. היא עשויה לבחור לשכור משרד רואי חשבון לביקורת רשומות פיננסיות ידניות.
העברת יתרות למערכת חדשה
עם מספרי החשבון הסופי נרשם במערכת ידנית, הבעלים יכול להעביר את יתרות הסוף למערכת הממוחשבת. הבעלים מגדיר כל חשבון במערכת הממוחשבת על ידי הזנת שם חשבון, סוג החשבון ויתרת ההתחלה. לאחר הזנת כל איזון, הבעלים צריך להשוות את יתרות יתרות מערכת ידני כדי לוודא כי כל הנתונים מוזן במערכת במדויק.
הפעל מערכות מקבילות
הצעד הרביעי מחייב את הבעלים להשתמש הן במערכת ידנית והן במערכת הממוחשבת לתקופה זמנית. זה מאפשר לבעלים כדי להבטיח כי המערכת החדשה פועלת כצפוי.
הפסק את המערכת הידנית
בתום תקופת הניסיון, הבעלים מפסיק את המערכת הידנית. הבעלים צריך להתמקד באמצעות מערכת ממוחשבת ממוחשבת. כל הרשומות מהמערכת הידנית יכולות להיות ארוזות ומאוחסנות.
