מערכות ניהול מידע משתמשות בטכנולוגיית מידע כדי לאסוף ולהעביר את כל המידע שהחברה או המוסד משתמשים בו כדי לפעול. כל מחלקה או פונקציה של ארגון מייצרת נתונים תפעוליים ופיננסיים משלו וכתוצאה מכך מערכת המידע שלה משמרת מעקב אחר כל זה. ישנם סוגים רבים של מערכות מידע וניהול כמו יש מחלקות או פונקציות בארגון, אבל יש כמה מערכות ספציפיות כי כמעט כל ארגון או מוסד הצרכים עבור כל ישות לפעול בצורה חלקה.
ניהול מערכת הדיווח
מערכת דיווח וניהול היא מסד נתונים שנועד לדווח על הכספים והפעולות של כל רמות הניהול בארגון. מערכת הדיווח של ניהול החברה משמשת בדרך כלל על ידי מנהלי הביניים כדי להפיק דוחות קבועים השוואת הביצועים הפיננסיים הנוכחיים בעבר כדי לקבוע את הצמיחה הפיננסית כדי לעקוב אחר הביצועים של מנהלי הביניים עצמם. ההנהלה העליונה משתמשת בנתונים שנוצרו על ידי מערכת הדיווח כדי להשוות את המצב הכספי הנוכחי של החברה ואת היעילות של הפעילות שלה נגד מטרות שנקבעו מראש עבור החברה.
בקרת תהליכים
מערכת בקרת תהליכים עוקבת אחר תהליכים פיזיים או תעשייתיים של העסק כגון ייצור מתכת, עיבוד נפט או הרכבה של מכוניות. מערכת הבקרה כל הזמן איסוף נתונים מתוכנת כדי להפיק דוחות שוטפים על ביצועי המערכת. מנהל בוחן את דוחות בקרת התהליך כדי לספר באיזו תדירות, במהלך פרק זמן מוגדר, אירוע מסוים מתרחש במהלך תהליך הייצור, או באיזו תדירות במשך תקופה זו של זמן החברה סטה מתהליך ייצור חוזר. מידע זה הוא המפתח למעקב אחר היעילות הכוללת של הייצור והבטיחות של מכונות ועובדים.
מכירות ושיווק
מערך מכירות ושיווק תומך וניהול בביצוע ומעקב אחר האפקטיביות של פונקציות המכירות והשיווק של הארגון. אלו כוללים:
- פיתוח מוצרים
- - חיזוי מכירות
- הידור ומעקב אחר שקעי הפרסום ולוחות הזמנים
- ניהול ערוצי הפצה
- תמחור, הנחות ומבצעים
- יישום פרסום יעיל ומכירות קידום מכירות
דוחות גם לספר למנהלים אילו פריטים מוכרים ואיזה לא וכמה טוב כל מוצר במלאי של החברה הוא מוכר בכל קמעונאית מיקום.
בקרת מלאי
מערכת בקרת המלאי עוקבת אחר כל מה שקשור למלאי, כולל מכירות, קלקול, גניבה ומלאי על יד, מה שמאפשר להנהלה לקבוע מתי פריטים בודדים הולכים ונזקקים לשחזור, גם במחסן החברה או בכל אחד מאלה מיקומים קמעונאיים. זה עוקב אחר תנועת המלאי לתוך המחסן, מהמחסן לאחסן, מכירות החנות ומחזירה.
חשבונאות ומימון
מערכת חשבונאית ופיננסית עוקבת אחר נכסי הארגון והשקעותיו ומרכיבה את כל נתוני הדיווח הכספי הנדרשים על פי חוק לתפקידים כגון משכורות, מסים פדרליים, ממלכתיים ומקומיים וקרנות פנסיה. מערכת זו מספקת את כל הדיווחים הדרושים לצורך בקרה תקופתית של דוחות כספיים ודוחות שנתיים, אם הארגון או המוסד מייצרים אותם. המערכת החשבונאית והפיננסית מקלה גם על פרסום יומיומי של עסקאות שגרתיות כגון הכנסות ממכירות, החזרות ופיקדונות בבנקים והעברות. כל הדוחות הכספיים החודשיים, כגון המאזן ודוח רווח והפסד, נובעים ממערכת זו. אמירות אלה נחוצות למנהלים הבינוניים והעליונים כדי לעקוב אחר ההצלחה הפיננסית הנוכחית מול ביצועי העבר ונגד מטרות שנקבעו מראש לצמיחה עתידית.
משאבי אנוש
משרד אוטומציה / שיתוף פעולה ארגוני
אוטומציה משרדית, או שיתוף פעולה ארגוני, מערכת ניהול מידע מאפשרת למנהלים לשלוט על זרימת המידע ברחבי הארגון. כל מכשיר תקשורת אלקטרוני או מדיום המשמשים את הארגון על ידי מנהלים לתקשר עם מנהלים אחרים, עם העובדים שלהם, או עבור העובדים לתקשר אחד עם השני נופל תחת המטריה של מערכת מידע אוטומציה במשרד. התקנים והתקנים אלה יכולים לכלול טלפונים קוויים, טלפונים סלולריים, אינטרנט, אינטראנט, מולטימדיה, דואר קולי ודואר אלקטרוני, שיתוף קבצים ועידות וידאו.
