אם יש לך חברה קטנה או תאגיד גדול, חשוב כראוי לאחסן ולנהל את המסמכים שנוצרו במהלך העסקים. אלה יכולים לכלול כל דבר מתוך קבצים דיגיטליים וחזרה מס חוזים ודוחות הפרויקט. זה המקום שבו מסמכים וניהול הרשומות מגיע המטרות העיקריות שלה הן לעבד מידע נרשם, לשפר את תהליכי העבודה הכללית ולספק אחזור מהיר יותר של נתונים. קיימים מספר סוגים של מערכות ניהול תקליטים, ולכל אחד מהם מאפיינים ייחודיים.
מהי מערכת ניהול רשומות?
חסר קבלות עסקיות או חשבוניות, מסמכים misfiled וקבצים מושחתים הם כל תלונות נפוצות בקרב בעלי עסקים. בין השנים 2005 ו -2018, נחשפו בארה"ב יותר מ -22 מיליון רשומות כתוצאה מפריצות נתונים. כמו כן, העובדים מבלים מחצית מזמנם בחיפוש אחר מידע הקשור לפעילות החברה. יותר מ 26% אומרים כי ניהול הנתונים בארגונים שלהם הוא קצת כאוטי.
חברות גדולות וקטנות נדרשים לשמור את הרשומות שלהם לתקופה מסוימת. לדוגמה, יש לשמור את נתוני הבנק או כרטיס האשראי במקום בטוח למשך שבע שנים לפחות. כנ"ל לגבי מס הכנה מסמכים ההכנה. דוחות חשבון ההשקעה, המחאות המבוטלות ודלי התשלום חייבים להישמר לפחות שנה אחת.
מה אם מסמכים אלה אבדו או ניזוקו? תאר לעצמך להפעיל את המחשב כדי להבין את זה כבר פרוצים. אם בניין המשרד שלך תופס אש, כל הקבצים שלך יכול ללכת לאיבוד לנצח. כמובן, אתה תמיד יכול לשמור עותקים במיקום אחר, אבל זה יהיה כרוך יותר מקום ועלויות גבוהות יותר.
מערכת ניהול רשומות, המכונה גם מערכת RMS, יכול לעשות הכל הרבה יותר קל. סוג זה של תוכנה מאפשרת לך לאחסן, למצוא ולהשתמש הרשומות הרשומות כעדות עסקאות, תשלומים ופעילויות עסקיות אחרות. המסמכים העדכניים ביותר לניהול מסמכים ורשומות מתקדמים בתכונות כמו כלי חיפוש, יכולות סריקה, כלי שימור וסיווג, פונקציות מעקב אחר תאימות ועוד.
ניהול רשומות לא רק מבטיח שהקבצים שלך יהיו זמינים בכל עת שתזדקק להם, אך הם יכולים גם לשפר את זרימת העבודה ואת הפרודוקטיביות בארגון שלך. העובדים יוכלו לאחזר במהירות נתונים, לעבד מידע, לזהות את הבעלים של כל סדרה של רשומות ולחסל נתונים מיותרים.
ענן מבוססי ניהול רשומות תוכנה
עם מערכת ניהול רשומות המבוססת על ענן צמתים, יש לך את כל המסמכים במקום אחד. פתרון אחסון דיגיטלי זה משמש כמחסן עבור הקבצים בארגון שלך, ומאפשר לך לגשת אליהם בכל עת ובכל מקום. זה שימושי במיוחד עבור חברות עם צוותים מרוחקים, כמו גם עם משרדים במיקומים מרובים.
סוג זה של תוכנת RMS שומר את הקבצים שלך מאובטח ומונע את הצורך בתוכניות נוספות לבצע גיבויים שגרתיים. יתר על כן, הוא מאפשר למשתמשים להקצות קבצים ספציפיים לחברי צוות אחרים ולשלוח הודעות בזמן אמת במקום לשלוח הודעות דוא"ל הלוך וחזור. מאחר שהנתונים מאוחסנים בשרתים של המארח, הוא פחות חשוף להתקפות סייבר.
ניהול רשומות ארגוניות
ארגונים גדולים בדרך כלל בוחרים בתוכנות לניהול רשומות ארגוניות. תוכניות אלה יש יכולות מתקדמות והוא יכול לאחסן, לארגן ולעבד כמויות גדולות של נתונים. עם מערכת RMS של הארגון, תוכל לנהל בקלות רשומות פיזיות ודיגיטליות, לעקוב אחר הסטטוס והמיקום של כל קובץ ולהעביר את הנתונים ממערכות מדור קודם לתוכנות העדכניות ביותר.
לקבלת התוצאות הטובות ביותר, בחר תוכנית עם בקרת גישה מאובטחת למשתמש, בזמן אמת אינדקס נתונים מנגנוני ניהול סילוק. מערכת RMS ארגונית אמינה מאפשרת לך להציב רשומות בהמתנה, לערוך חיפוש טקסט מלא ולייבא רשומות פיזיות ודיגיטליות בכל פורמט מכל מקור. תכונות אלה יכולות לייעל את הפעילות העסקית שלך ולהוביל לקבלת החלטות טובות יותר.
אלה סוגים של תוכנות ניהול הרשומות ניתן לשבור עוד למטה לתוך קטגוריות אחרות. מערכות ניהול תוכן, מערכות ניהול מסמכים ומערכות דימות דיגיטליות הן רק כמה מהן. איזה מהם לבחור תלוי בצרכים של החברה שלך ואת התקציב.
