שינוי נוהלי החיוב של החברה שלך עשוי להשפיע על האופן שבו אתה עושה עסקים עם עשרות לקוחות. אינך יכול לשנות את תאריכי החשבוניות המתוזמנים, להגדיל את סכומי התשלום או לשנות את התנאים שלך מבלי לתת ללקוחות הודעה מוקדמת. אחרת, אתה עומד בפני האפשרות של שיחות, תלונות, אובדן הכנסות והערות שליליות. צור את המכתב שאתה שולח ללקוחות שלך, כך שהוא מספק תשובות מלאות ל"מי, מה, מתי ומתי "של המדיניות החדשה שלך.
להבהיר מטרה
הודעות פורמליות של שינויים פרוצדורליים צריכות להיפתח בהצהרות ברורות על מקור המידע, על האוכלוסייה שהוא משפיע ועל אופיו של השינוי. כדי להשיג מטרה זו, השתמש letterhead החברה שלך כך הנמען מיד יודע את זהותו. אם אתה מגדיר את ההודעה שלך בתוכנת עיבוד תמלילים כפרויקט מיזוג דואר, תוכל לשלב ברכה מותאמת אישית לכל אות כדי להימנע מ"הדעת לקוח יקר "המפחידה את המסר. לאשר מחדש את ההערכה שלך על העסק של הנמען לפרט את עקרונות המדיניות בפסקה הראשונה קצרה. לדוגמה, תוכל להודיע "מכיוון שאנו מעריכים אותך כלקוח, אנו מתקשרים אליך כדי להודיע לך על שינוי עתידי בהליכי החיוב שלנו שמשפיעים על חשבונך אצלנו".
לספק פרטים
לאחר שאתה מציג את הנושא הכללי של התקשורת שלך, להגיע לנקודה בפסקה הבאה. הסבר - בצורה תמציתית ככל האפשר - את השינוי המתרחש ואת האופן שבו הכללים החדשים שונים מהישן. לקוחות רוצים לדעת בדיוק כיצד המדיניות שלך משפיעה עליהם. אם לא תספק הסבר ברור, הגיוני שעונה על כל השאלות הברורות שהיא מעלה, הטלפון שלך יתחיל לצלצל זמן קצר לאחר שמכתבי הדואר שלך יגיעו לתיבות הדואר של הנמענים. כדי לוודא שפנית לכל הפרטים הנדרשים, בקש מחברים, עמיתים או עמיתים אחרים לקרוא את המכתב שלך בשלבי אב-טיפוס שלו ולעדכן את המסר שלך לאור כל שאלה שהם מעלים.
אשר את התזמון
תאר בדיוק מתי השינויים ייכנסו לתוקף. אם הלקוחות חייבים להתחיל להשתמש בכתובת תשלום חדשה שתשפיע על מחזור החיובים של חודש מסוים, אמור להם "החל מתשלום חודש ושנה שלך, שלח את ההמחאה שלך אל כתובת". אם לקוחות יראו שינוי בתנאי התשלום, אמור להם "אנו מעלים את התשלום המינימלי שלך מ- number למספר אחוז מהיתרה שלך בתאריך בחודש ובשנה". כדי למנוע בלבול, השתמש בהצהרת תזמון זו כדי לסכם את השינוי ולספק תאריך מלא, כך שמכתבך יהווה הפניה עתידית בת קיימא עבור קובצי הלקוחות.
לעשות את זה רשמי
לפני שתסגור את המכתב, תבהיר בצורה תקיפה אך ידידותית שהשינויים שלך אינם מייצגים מונחים אופציונליים. לקוחות חייבים להבין שהם לא יכולים לבטל את ההליכים שלך, אלא על ידי סגירת החשבונות שלהם, וכי להמשיך לעשות עסקים איתך בעבר תאריך השינוי מאשר כי הם מקבלים ומסכים לציית לכללים החדשים שלך. ספק את שמך ואת פרטי הקשר שלך, גם אם הכל נראה כחלק מכתב המכתבים שלך, והדגש שאתה מקדם בברכה את שיחות הלקוחות אם יש להם שאלות או הערות.
