כבעל עסק, זה האחריות שלך כדי לעקוב אחר הכספים שלך ולשלם מסים בזמן. בהתאם להעדפות שלך, אתה יכול לעשות את החשבונאות שלך, לשכור מקצועי או למנות מישהו בארגון שלך כדי להתמודד עם העבודה הזאת. לא משנה מה אתה בוחר, לקחת את הזמן כדי להכיר את המערכות החשבונאיות השונות שם בחוץ. ודא שיש לך הבנה ברורה של ההבדלים בין מערכות כניסה יחידה ומערכות כניסה כפולות בנוסף לתוכנות הנהלת חשבונות ידניות וממוחשבות.
מהי מערכת חשבונאות?
ישנם סוגים שונים של מערכות חשבונאות, וכל אחד מהם יש תכונות ייחודיות. עם זאת, לכולם יש מטרה משותפת: לנהל את הפעילות הפיננסית של העסק, כגון ההכנסות שלה, הוצאות והתחייבויות. בעידן הדיגיטלי הזה, רוב רואי החשבון משתמשים במערכות מתוחכמות שמציעות תזכורות לתשלום מאוחר, יכולות דיווח מתקדמות, גיבויים אוטומטיים של נתונים, שירותים מבוססי ענן ועוד.
ללא מערכת חשבונאית במקום, אתה מתקשה לקבל את הספרים שלך מוכן לדיווח חודשי וחודשי, לעקוב אחר ההוצאות היומיומיות שלך ולהעריך את הביצועים הפיננסיים של החברה שלך. חישובים ידניים הם מיושנים ונוטים לשגיאה אנושית. מערכות מחשוב ממוחשבות, לעומת זאת, מדויקות ועושות הכל הרבה יותר קל. אתה או הצוות שלך יחסוך זמן וכסף תוך מניעת טעויות יקרות.
תוכניות אלה יכולות לטפל בכל סוגי המידע החשבונאי וליצור דוחות מפורטים. אתה יכול להשתמש בהם כדי לחשב את השכר ששולם לפקודת לעובדים, עסקאות שיא, לבדוק מחזורי אשראי יחס נתונים התהליך הקשורים המכירות, שכר, מלאי היבטים מרכזיים אחרים של העסק שלך. כמה מערכות חשבונאות נועדו לעסקים קטנים פרילנסרים, בעוד אחרים פונים לארגונים גדולים, סוכנויות ממשלתיות או תעשיות ספציפיות.
סוגי תוכנות חשבונאות
בחירת מערכת חשבונאית תלוי בתקציב שלך, העדפות גודל העסק. ארבעת הסוגים העיקריים של מערכות תוכנה פיננסיות כוללים:
- מערכות כניסה יחידה
- מערכות כניסה כפולה
- מערכות ניהול ידניות
- מערכות מחשוב ממוחשבות
אלה יכולים להיות שבור נוסף לקטגוריות אחרות, כגון תוכנת ענן חשבונאות, תוכנות הנהלת חשבונות מותאמים אישית, תוכנה לתכנון משאבים ארגוניים, מסחרי מחוץ למדף תוכנה ועוד. התוכניות האחרונות יש שיווק ומכירות יכולות אוטומציה, תזמון חשבוניות ללא הגבלה, מודולים שכר ותכונות חיתוך אחרים. היישום שלהם בחשבונאות הולך מעבר מעקב אחר פעולות היומיום שלך היום.
מערכות כניסה יחידה הן האופציה הבסיסית ביותר. כפי שהשם שלהם מרמז, הם להקליט כל עסקה עם רשומה אחת בכתב העת החשבונאי. שיטה זו היא קלה לשימוש ואינו דורש הכשרה בחשבונאות. היא פונה לחברות קטנות עם נפח פעילות נמוך. החיסרון הוא שזה נוטה שגיאות לא לעקוב אחר חשבונות חייבים, חשבונות לתשלום, התחייבויות ועוד.
רוב סוגי מערכות התוכנה הפיננסית בימינו, כולל אלה המיועדות לארגונים קטנים, משתמשות בחשבונות כפולים. משמעות הדבר היא כי כל עסקה תהיה כרוכה לפחות שני חשבונות, המאפשר דיווח מדויק יותר זיהוי שגיאות בזמן.
מערכות חשבונאות ידניות לעומת מערכות ממוחשבות
שני סוגי מערכות החשבונאות מבוססים על אותם עקרונות. חשבונאות ידני, עם זאת, הוא זמן רב כרוך ניירת יותר. מי להשתמש בו צריך להכין דוחות כספיים, לחשב יתרות ניסוי, עסקאות שיא רישומים פיזיים וכן הלאה. מכיוון שהכל נעשה באופן ידני, קיים סיכון גבוה יותר לטעות אנוש.
לעומת זאת, מערכות ממוחשבות מקבלות עסקאות פיננסיות באופן אלקטרוני והן יכולות לייעל את הפעילות. משתמשים יכולים לבחור להציג נתונים בפורמטים שונים, לאחסן אותו בענן ולגשת אליו בדרכים. דוגמאות כוללות FreshBooks, Zoho ספרים, FreeAgent, QuickBooks, Xero ו ActivityHD.
בהתאם הנישה שלך, אתה יכול גם לבחור עבור תעשיית ספציפיים ספציפיים מערכות, כגון Sage 300 בנייה ונדל"ן, Abila MIP קרן חשבונאות או מרווה רכוש קבוע. תוכניות רבות תוכננו במיוחד עבור שירותי בריאות, חברות ייצור, מלכ"רים וסוגים אחרים של ארגונים.
