שיחות ועידה הן אחת הדרכים למנהלים ועובדים לאסוף כדי לדון העסק. בין אם הם נמצאים באותה עיר או מפוזרים ברחבי העולם, שיחות ועידה מאפשרות להביא את כולם יחד לחדר אחד, בזמן אמת. ישנם מספר צעדים שתוכל לנקוט כדי להבטיח כנס פרודוקטיבי ואינפורמטיבי.
אג'נדה
לאחר שהקדשת זמן ותאריך לשיחת הוועידה, עליך לבצע את הצעדים המתאימים כדי להתכונן לפגישה. אם אתה מנהיג הוועידה, להשלים את סדר היום לשיחת הוועידה שלך ולהפיץ אותו למשתתפים, הרבה לפני המועד המתוכנן. סדר היום לפגישה שלך צריך לכלול את התאריך והשעה. מומלץ לכלול את אזור הזמן בסדר היום שלך עבור האנשים שעשויים להיות מחוץ למיקום שלך. סדר היום גם צריך לכלול את ההתחלה ואת שעת הסיום של הפגישה ותיאור קצר של כל נושא לפי סדר עדיפות יחד עם שמות של אנשים אחראים ואת הזמן הקצוב המוצע עבור כל נושא. אם הוועידה דורשת כל הכנה מראש הפגישה, בבירור רשימת דרישות אלה על סדר היום.
כנס
בדוק את השורות שלך כדי לוודא שיש לך חיבור פעיל וברור. אם אתה משתמש בטלפון אלחוטי, ודא שהטלפון נטען במלואו לפני הפגישה. מגיעים לוועידה לפחות חמש דקות מראש.
אם אתה משתתף, תקבל מספר כנס מהמוביל שלך. התקשר לקו הוועידה. תתבקש להזין את מספר הוועידה. לאחר שתזין את המספר, תתבקש לומר את שמך. ציין בבירור את השם הפרטי ושם המשפחה שלך. ייתכן שתידרש ללחוץ על המקש (#). לאחר שתשלים את התהליך, המערכת תאמר לך שאתה מצטרף לכנס ומייעץ לך לגבי מספר האנשים שמגיעים כרגע. אם הגעת לפני המנהיג, אתה תהיה במצב החזקה עד המנהיג מגיע.
הפקות
תקשיב לפני שאתה מדבר. אם המנהיג הגיע אבל עדיין לא התחיל את הפגישה, אתה יכול לשמוע שיחה צדדית עדינה. בקול נעים, להגיד שלום ולהציג את עצמך. הנח את הטלפון שלך במצב שקט, עד שהפגישה מתחילה. אם אין לך לחצן אילם, השתמש בתכונות השתקנות המסופקות על - ידי קו הוועידה.
כאשר הפגישה מתחילה, המנהיג שלך ייקח שיחת טלפון. כאשר המנהיג קורא את שמך, מכיר את הנוכחות שלך בצורה ברורה ומקצועית, כגון "כן, אני כאן" או "הלו.. זה …" המנהיג יכול לבקש ממך לזמן קצר את עצמך את המשתתפים האחרים. אם כן, ציין את השם שלך ונותן סקירה של 20 עד 25 שניות של העבודה שלך כפי שהיא נוגעת לשיחה. הישאר קצר, לדבר בבירור ולהישאר מקצועי.
