מדידת ההיעדרות משקפת בדרך כלל את משך הזמן שבו העובדים לא היו זמינים לעבודה בהשוואה למספר שעות העבודה במהלך התקופה הנחקרת. ההגדרה של "לא זמין" משתנה במידה רבה, עם זאת, וכמה חברות לכלול חופשה עלים לטווח ארוך ואילו אחרים לספור רק לא מתוכנן עלים לטווח קצר. ללא קשר לשיטת החישוב, אין עוררין על כך שליעדרות יש השפעה ישירה על הפריון, פשוט בשל העובדה כי העובדים אינם נוכחים למלא את תפקידם. חברות גם תיארו כי היעדרות מייצגת בעיה בסיסית בקבוצת העבודה.
רשום את ההיעדרות הספציפית שתכלול בחישוב. להחליט אם לעקוב אחר היעדרויות מתוזמנות - כגון חופשה - או רק לטווח קצר, היעדרויות לא מתוכננות. קבע אם תכלול עלים ארוכי טווח או מוגנים - כגון אלה המכוסים על ידי חוק חופשה רפואית משפחתית - משא ומתן ארוך טווח, עלי הריון או פיצויי עובדים בחישוב.
איסוף נתונים על היעדרויות מתקופה שנקבעה מראש, כגון חודש קלנדרי או שנת הכספים הקודמת, לדוגמה. בחברות מסוימות, דוחות שנוצר באופן אוטומטי צריך להיות זמין דרך זמן מערכת נוכחות. בחברות קטנות יותר - כאלה שאינן מסתמכות על מערכת שכר ממוחשבת כדי לעבד את היעדרויות - יהיה עליך לאמת רשומות נוכחות אישיות אצל מפקח של כל עובד.
חישוב המספר הממוצע של עובדים על ספרים בתקופה הנדונה. לדוגמה, אם אתה בודק את היעדרויות עבור שנת הכספים הקודמת, לחשב כמה עובדים היו על ספרים על הראשון של החודש בכל חודש. מוסיפים את הנתונים הללו יחד ומחלקים אותם בשנים עשר - מספר החודשים - כדי לקבל את אוכלוסיית העובדים הממוצעת במהלך השנה.
הכפל את מספר העובדים הממוצע (E) במספר ימי העבודה (W) או השעות, אם אתה מעדיף לעקוב אחר היעדרות במרווחים לפי שעות. הוסף את מספר הימים הכולל - או שעות - לאיבוד עקב היעדרות במהלך פרק הזמן שנקבע מראש (A). מחלק את סך הכל במספר העובדים כפול שעות העבודה הזמינות כדי לקבל את שיעור היעדרות הכללי, כדלקמן: A / (E x W).
לבצע את חישוב היעדרות עבור חטיבות שונות, סיווגים של עובדים או משרדים אזוריים, למשל. מעקב אם שיעור היעדרות מצביע על רמה גבוהה במיוחד של היעדרות באזור מסוים.
לבצע את חישוב היעדרות באופן קבוע ולהשוות את המגמה כנגד תוצאות העבר כדי לקבוע אם חל שינוי משמעותי.
טיפים
-
לספק למנהלי משאבי אנוש את ההגדרה המלאה של כל סוג של חופשה. זה יכול לעזור לך לקבל נתונים מדויקים כי כולם מבינים מה הוא נספר.
אזהרה
אל תנסה להשוות את התוצאות שלך לאלו של ארגון אחר או ממוצע בתעשייה, אלא אם כן אתה בטוח ששיטת החישוב וסוגי החופשה הכלולים היו זהים. אחרת, תוכל להשוות בין שני ערכים נפרדים לחלוטין והתוצאות יהיו חסרות משמעות.
להיות מודעים לכך עובד יחיד יכול לסלף באופן ניכר את התוצאות, במיוחד בקבוצת עבודה קטנה. לזהות - ולשקול את ההקרנה - אנומליות קיצוניות.
