דוח שיחה הוא היבט חשוב של הפעלת עסק מצליח. אנשי מכירות ואנשי מקצוע אחרים משתמשים בדוחות שיחות כדי לרשום את הפרטים של כל שיחות הטלפון שהם מבצעים, כמו גם ביקורים ללקוחות פוטנציאליים וקיימים. דוחות שיחות כוללים בדרך כלל את מה שנדון, את תוצאות השיחה וכל מידע רלוונטי אחר. דוחות אלה נשלחים אז למפקחים ומשמשים כדי לשמור תיעוד של אנשי קשר עם לקוחות. הם יכולים גם לתת למפקחים משוב חשוב על ביצועי העבודה של העובד.
התחל בתיעוד עם מי דיברת. כלול מידע מפורט על אדם זה. זה יכול להיות לקוח, לקוח פוטנציאלי או לקוח חוזר. דוח השיחה אמור לכלול את שמו של האדם, את תפקידו, את החברה, את פרטי הקשר שלו ואת כל המאפיינים המגדירים האחרים. מאפיין לדוגמה עשוי להיות כי אדם זה הוא עבור קידום זה ייתן לו יותר כוח בתוך החברה.
כלול בדוח אם שוחחת עם מישהו אחר במהלך השיחה או הביקור. אתה יכול לדבר עם פקידת קבלה או עוזר, או מישהו אחר מהחברה אולי ישבו על שיחת המכירות. הקפד לכלול מידע רלוונטי לגבי הצד השלישי, כגון אם יש לה את היכולת לקבל החלטה אם החברה קונה ממך.
רשום את מטרת השיחה, והאם זה היה באופן אישי או בטלפון. ייתכן שניסית לבצע מכירה, לקבל מידע או פשוט להתעדכן עם לקוח קיים. פירוט מטרת השיחה חשוב מכיוון שאתה והמפקח שלך יצטרכו לנתח אם השיחה בוצעה בהצלחה או לא.
הוסף את דעתך לגבי הצלחת השיחה לדוח השיחה. ההצלחה נקבעת בדרך כלל על ידי התוצאה. לדוגמה, אם התוצאה הסופית היתה מכירה, השיחה היתה מוצלחת ביותר. עם זאת, ההצלחה היא לא תמיד שחור או לבן. ייתכן שניסית ליצור קשר עם לקוח פוטנציאלי חדש. לכן, אם אתה יכול לדבר עם אדם זה, השיחה היתה מוצלחת ללא קשר אם או לא נסגר המכירה.
כלול מידע אחר שלדעתך היה רלוונטי בדוח השיחה. המראה והתחושה של המשרד או מצב הרוח של האדם שדיברת איתו יכול להיות רלוונטי לתוצאה הסופית של השיחה או הביקור. כמו כן, מידע כזה יכול להכתיב איך אתה מתקרב ליצור קשר עם אדם זה בעתיד. לדוגמה, אם לקוח פוטנציאלי נראה מוטרד מגישת המכירות שלך, הממונה שלך עשוי להציע שאיש מכירות אחר במשרד שלך עם גישת מכירות אחרת ינסה ליצור קשר עם האדם המסוים הזה בעתיד.
טיפים
-
הקפד להשתמש איות נכון ודקדוק בדוחות השיחה שלך. אתה לא רוצה לעצבן את המפקח עם טעויות פשוטות. אחרי הכל, הוא עשוי להשתמש בדוחות השיחה שלך כדי להעריך את ביצועי העבודה שלך שווה לחברה.
