תפירה עסקים לעתים קרובות מתמחים בגדים מותאמים אישית או תפאורה הביתה פרויקטים עבור לקוחות בודדים. מגוון של גורמים נמצאים בעבודה בכל פרויקט, הדורשים טפסים מיוחדים כדי לשמור על מידע. בעלי עסקים שמירה על הניירת הנכון הם יעילים יותר, מאורגן טוב פחות לחוץ.
חשיבות הטפסים
טפסים לאפשר לעסקים תפירה לשמור על מידע מאורגן נגיש בקלות. בגלל פרויקטים מותאמים לעתים קרובות עבור כל לקוח, טפסים לסייע לבעלים של העסק לאסוף את המידע הדרוש במקום אחד לפני תחילת הפרויקט. חוזים, קבלות וחשבוניות משמשים גם להגנה הן על בעל העסק והן על הלקוח במקרה של מחלוקת פיננסית או חוזית. בעלי עסקים קטנים תמיד צריך לשמור תיעוד תקין עבור הגשת מסים מדי שנה.
טופסי מידע של לקוחות
על ידי יצירת טופס פרטי הלקוח עם לקוח תפירה, בעל העסק הוא מסוגל לשמור תיעוד של כל לקוח הכולל מידע ליצירת קשר, אורך היחסים העסקיים, ההיסטוריה של העסק ומידע חיוני אחר. באמצעות פרטי הלקוח, התופרת מסוגלת לשמור על מדידות הלקוח, תבניות מותאמות אישית, מידע על תבניות והעדפות לקוחות בקובץ לשימוש עתידי. פרטי הקשר מועילים כאשר מציעים מבצעים במהלך שעות מסוימות של השנה, כגון הנשף או שינוי העונות.
ההיסטוריה של העסק עם הלקוח מסייע בעל העסק עם ציטוט של עלויות הפרויקט. ההיסטוריה העסקית מאפשרת לבעלים להביט אחורה על העבודה בעבר כדי לראות כמה הוא מחויב וכמה זמן פרויקט מסוים לקח להשלים. זה מאפשר תופרת לעשות ציטוטים מחיר מדויק עבור כל לקוח. המאוחסן קבצים, טופסי מידע הלקוח לתת לבעלי עסקים את היכולת לראות את הלקוחות שלהם על בסיס רחב או יחיד.
חוזה הפרויקט
כל פרויקט עבור לקוח צריך להיות חוזה כתוב. מעבר להנחת מה הפרויקט הספציפי כרוך, חוזה הפרויקט צריך להיות מתמחים עבור עסק תפירה. מדידות, דפוס מעורב, בחירות בד, עלות משוער הפרויקט ציר הזמן צריך להיות ערוכים. לדוגמה, לקוח מגיע עבור שמלת תחפושות עבור הבת שלה. חוזה הפרויקט יכלול את המדידות של הבת, את ציר הזמן עבור האספקה ואת המסירה של הפרויקט סיים, המספק את הבד ואת המושגים, אשר שומר על הבד הנוסף מושגים, העלות המשוערת ומה דפוס משמש. תמונות ניתן לקחת והוסיף לחוזה. יש להשאיר את החדר עבור כל שינוי שנעשה או הערות שצולמו במהלך כל שלב של פרוייקט התפירה. החוזה צריך לפרוש מה יקרה אם הלקוח אינו מרוצה הפרויקט. הדבר מגן על בעל העסק ועל הלקוח.
תקבולים
כל פעם כסף שינויים הידיים, בעל העסק צריך ליצור קבלה עבור הלקוח והן עבור רשומות העסק. תקבולים יש צורך לתעד את ההכנסה של העסק למטרות מקומיות, המדינה הפדרלית המס. ספרי קבלה לאפשר עותק כפול של כל קבלה שנכתב זמינים דרך חנויות האספקה במשרד. תוכניות מחשב שונות מאפשרות יצירת קבלות הניתנות להתאמה אישית עבור בעל העסק הקטן. קבלה עבור עסקת תפירה צריכה לכלול את תאריך הטנדר, תיאור הבגדים, אם הבגדים הם פריט מותאם אישית או שינוי, שם ופרטי ההתקשרות של הלקוח, סוג העסקה שהתקבלה וחתימתו או שמו של האדם המקבל את כסף. כתב ויתור כלול על הקבלה עשוי להכיל הצהרה המעניקה ללקוח כמות מסוימת של זמן להביא את הבגדים בחזרה לשינויים נוספים ללא עלות, כגון במקרה של שמלות כלה מותאמות אישית או ללבוש רשמי. מדיניות ההחזרה על הקבלה מסייעת להגן על עסקי התפירה מחזרות קלילות ומודיעה ללקוח מה ניתן ולא ניתן להחזיר.
