שליטה במזומן בעסק שלך כרוך הנהלת חשבונות חרוצים וביטחון. על הפוך, על פי ארה"ב עסקים קטנים המינהל עסקאות במזומן פחות כפופים הונאה, עמלות, תקופות המתנה וטעויות תשלום. על החיסרון, במזומן לא נשלט היטב יכול למשוך יותר בדיקה של מס הכנסה ו הפיתוי הפלילי של עובדים ואחרים. החלת מספר שיטות של בקרת מזומנים פנימית יכולה לעזור למזער סיכונים.
עובדים
בקרת מזומנים מתחיל עם אנשים. יש לטפל בבדיקות יסודיות של העובדים המטפלים במזומן - או בשווי מזומנים, לרבות המחאות וכרטיסי אשראי. בדיקות פליליות, בדיקות סמים ואימות תעסוקה קודמת יכולות להיות חלק מתהליך הבדיקה. על פי כתב העת של ניהול ושיווק מחקר הדו"ח על ההשפעה של פשע על העסק, "בדיקות רקע צריך לכלול גם דוח היסטוריית אשראי כמו כמה עובדים עשויים לנקוט מעילה כספים החברה כאשר לחצים כספיים מ התמכרות לסמים, ניאוף, הימורים או הוצאות רפואיות נראה בלתי נסבל ".
תיעוד עסקאות
שמירה על קבלות של עסקאות במזומן מאפשר הנהלת חשבונות מדויק ומספק את מס הכנסה על ידי יצירת מה משרד המסחר האמריקני מכנה "שביל ביקורת בלתי מעורערת." מספר, קבלות שני חלקים הם אידיאליים כפי שהם מאפשרים לך לתת עותק אחד של הקבלה ללקוח שלך ולשמור את העותק השני עבור הרשומות שלך. ספירה סדירה של קופות רושמות יכולה לסייע בביטחון. מדפסות דפוס וקבלי קבלה יכולים גם להיות שימושיים בתיעוד עסקאות במזומן.
הפרדת חובות
חלק הבקרה הפנימית במזומן הוא לשים יותר מאדם אחד אחראי על ביקורת העסקה במזומן. הכללים של אוניברסיטת ייל להפרדת חובות מחייבים שאף אחד לא צריך להיות אחראי רק לטיפול בעסקאות במזומן ראשוני, שמירה על רשומות, פיוס יתרות, הובלה או הפקדה של מזומנים ואישור הנהלת חשבונות. לדברי אוניברסיטת ייל, "כאשר פונקציות אלה לא ניתן להפריד, סקירה הפיקוח מפורט של פעילויות הקשורות נדרש כפעילות בקרה מפצה."
אבטחת מזומנים
התקנת מצלמות וידאו ושימוש כספות טיפה כדי לאחסן במזומן הן שיטות להגנה על מזומנים בנקודות בהן מתבצעות עסקאות. הקצאת עובד אחד ומפקח אחד כדי לנהל את העסק שלך בטוח או לבצע פיקדונות בבנקים היא שיטה המסייעת להגן על הכסף לפני ובמהלך המעבר שלה. התאמת תקבולים במזומן עם רשומות הפקדה בנקאית על בסיס יומי וניהול ביקורות חודשית של הנהלת החשבונות הכוללת של החברה שלך הן דרכים שתוכל לשמור על עיניים פקוחות על רשומות מזומנים פנימיות ולהרתיע בעיות עם מס הכנסה.
עצה IRS
לפי מס הכנסה, "אם במהלך 12 חודשים תקבל יותר מ -10,000 דולר במזומן מקונה אחד כתוצאה מעסקה במסחר או בעסק שלך, עליך לדווח על כך לשירות מס ההכנסה הפנימי (IRS) ו- רשת האכיפה הפיננסית (FinCEN) על טופס 8300. "עסקים יש 15 ימים מיום קבלת עסקה במזומן יחיד של $ 10,000 או יותר כדי להגיש טופס 8300 עם מס הכנסה.
