להכיר את עצמך פנים אל פנים הוא פשוט כי יש ועידה הוקמה לעקוב. תמיד תלחצו ידיים עם היכרות חדשה ותספרו לה את השם שלכם. להגיע החוצה באמצעות דוא"ל קשה יותר. מה זה ברכה? כמה רשמי אתה צריך להיות? כמו בכל תקשורת עסקית, ישנם כללים מסוימים עליך לבצע על מנת לשמור על המסר שלך מקצועי.
לעצב קו נושא משכנע
מאחר שהודעה שלך עשויה להתחרות ב- 500 אחרים בתיבת הדואר הנכנס של הנמען, יהיה עליך לעצב שורת נושא שתעודד את הנמען לפתוח את האימייל שלך. הזכר כאן הוא שמישהו הפנה אותך - "ג'ניפר וויליאמס הציע לי ליצור איתך קשר" - שכן היכרות עשויה לעודד את הסיכוי שלך ללחוץ. לחלופין, תוכל להזכיר את מטרת הדוא"ל שלך. "שואל על שירותי קייטרינג שלך" צריך לפתות את הנמען ללחוץ. שמור על שורת הנושא מתחת ל -30 תווים, כך שניתן יהיה לקרוא אותה בטלפון חכם.
השתמש ברכה רשמית
דואר אלקטרוני מוכר כשיטת תקשורת פחות פורמלית מאשר מכתבים עסקיים, ואתה עשוי להתפתות לפנות אל הנמען באופן לא רשמי, לדוגמה, "היי דוד". זה בסדר אם אתה מכיר את האדם או הוא עובד בתעשייה לא רשמית, אבל זה לא מתאים אם אתה דוא"ל מישהו בתעשייה שמרנית כמו האוצר או הממשלה. אם יש ספק, "מר מאטרסון היקר", או פשוט "מר. Matterson "יעבוד בסדר גמור.
הצג את עצמך
תן את שמך, תפקידו ופרטים נוספים שיהיו רלוונטיים לנמען. זוהי ההזדמנות שלך ליצור קשר אנושי עם המקבל, למשל, על ידי אזכור בית ספר, מקום עבודה או בתעשייה שיש לך במשותף. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "שמי סוניה Jindal. אני אלומה עמית UCLA עובד בעיצוב גרפי. "אזכור של היכרות הדדית היא יתרון מאז המקבל עשוי להיות פתוחים יותר אם אתה הופנה על ידי מישהו שהיא יודעת וסומכת.
להסביר מה שאתה רוצה
הסבר למה אתה כותב. שמור על המסר שלך ברור ותמציתי, כדי למנוע אי הבנות. "אני עובד עבור ABC החברה ואני אשמח לספר לכם על אירוע שאנחנו משיקים" הוא טוב יותר מאשר "חדשות מרגש על האירוע החדש שלנו!" כולל קריאה ברורה לפעולה על ידי אומר לנמען מה אתה רוצה לקרות הבא. כדי לתזמן שיחת המשך, לדוגמה, תוכל לכתוב, "אני רוצה לתזמן שיחה כדי לדון בנושא עוד יותר, שכן יש לנו פוטנציאל גדול לשתף פעולה. האם ביום שני אחר הצהריים עבודה בשבילך?"
סוף עם הכרת טובה
תודה למקבל על הזמן ותשומת הלב שלה. הודעות דוא"ל המסתיימות בהכרת תודה לקבל עלייה של 36 אחוזים על שיעורי התגובה הממוצע. אפשרויות טובות כוללות "תודה מראש", "תודה רבה על הזמן שלך", או פשוט "תודה." לחתום עם השם שלך ופרטים ליצירת קשר.
אל תשכחו לערוך
הקפד להגהה את הדוא"ל שלך לפני שליחתו. יש לך רק הזדמנות אחת לעשות רושם ראשוני, שגיאות כתיב יכול לגרום לך להיראות מקצועי. ודא הדקדוק שלך הוא נקודה על גם, כי אתה משתמש משפטים מלאים כתיבה רשמית, ולא באמצעות קיצורים ביטויים אתה יכול להשתמש עם חברים, אבל לא עם הבוס.
זה יכול לעזור להדפיס את המכתב ולקרוא אותו בקול אם יש לך מישהו מסביב, לשאול חבר או קרוב משפחה לקרוא על מה שכתבת גם.
