הביטוי "תזכיר פנימי" הוא קצר עבור "תזכיר פנימי". מזכרים פנימיים משמשים להפיץ מידע, כמו גם לבצע בקשות המוניות של אנשים בחברה, מחלקה או צוות. תזכירים פנימיים מביאים תשומת לב לבעיות, והם פותרים בעיות בין מספר רב של תפקידים שימושיים אחרים בארגון.
טיפים
-
בעת כתיבת תזכיר פנימי, לשמור את זה פשוט להגיע ישר לנקודה.
למה אתה צריך לכתוב תזכיר פנימי?
תזכיר פנימי הוא דרך יעילה להגיע לאנשים רבים בארגון במהירות וביעילות. עם תזכיר אתה יכול בקלות לעשות את הפעולות הבאות:
- להבהיר או לנתח נושא.
- המלצות.
- הגדר תזכורות.
- לתת הוראות.
- מעבירים חומרים.
- צור הודעות.
- דווח על בעיות.
- בקשו תרומות.
- בקש אישורים.
המפתח תזכיר פנימי יעיל הוא לשמור את זה פשוט. ההודעה שלך צריכה להיות תמציתית ומועברת בפורמט לא מסובך שמקבל את המסר בצורה ברורה. מדגם תזכירים פנימי יכול לשלוח את התוצאות של סקר שנערך על ידי החברה בארוחות הקפיטריה והתפריט החדש והמשופר.
איך אתה פורמט תזכיר פנימי?
ניתן ליצור במהירות את תזכיר תזכיר ב- Word או למצוא מזכר פנימי מדגם מקוון. הכותרת של תזכיר פנימי יש ארבעה מרכיבים מרכזיים. הראשון הוא הנמען או מקבלי התזכיר, שקודם לו "טו". השני הוא המקור של התזכיר, שקדם לו "FROM". השלישי הוא התאריך, שקודם "DATE" והרכיב הרביעי הוא הנושא של התזכיר, שקדם לו "נושא".
עליך להשתמש בכותרות ובשמות המתאימים של הנמענים. לדוגמה, אם טום מקסוול הוא היו"ר, אז הוא צריך להיות רשום בתור "טום מקסוול, יו"ר". אם יש יותר מדי שמות, אתה יכול להשתמש "כל הצוות" או "ראשי מחלקות" למען קיצור. אתה צריך גם לזהות את עצמך כמקור של תזכיר. השם והכותרת שלך יעברו את הכותרת "FROM". אין צורך לחתום בסוף התזכיר, אך ניתן להוסיף את ראשי התיבות שלצד שמך כצורה של אימות.
נושא התזכיר צריך לתאר את תוכנו. במקום להשתמש במונחים כלליים כגון "מדיניות", עליך לכתוב מונח קצר כגון "מדיניות חדשה החל מיום 1 ביוני 2018".
איך אתה כותב את ההודעה של תזכיר פנימי?
תבנית תזכיר ב- Word יכולה לתת לך עצות עיצוב, אבל זה לא ייתן לך עצות על תוכן. ככלל תמיד להיות תמציתיים. תזכיר פנימי שלך צריך להיות מבוא סעיף אחד אשר מתאר את מטרת התזכיר. אז אתה צריך לתאר מה הביא את התזכיר. התמקד רק במה שהמקבלים צריכים לדעת וכל פעולות שהם צריכים לקחת בתגובה למזכר. עדיין לא בטוח מה לכתוב? עקוב אחר מדגם תזכירים פנימי להלן:
תאריך: 1 בדצמבר 2018
מאת: מריה רובן
אל: סגל
Re: שעות חדשות יעיל 1 ינואר 2019
מטרת התזכיר הזה היא להזהיר את העובדים כי שעות חדר הכושר של החברה משתנות. לאחר בקשות של עובדים רבים, החלטנו להאריך שעות מעבר שעות עבודה טיפוסיות עבור אלה שעשויים בסופו של דבר לעבוד שעות נוספות על פרויקט הפיתוח החדש. חדר הכושר יהיה פתוח בין השעות 06: 00-11: 00. אנא הודע לי אם יש לך שאלות או הערות.
מריה רובן
מנהל משאבי אנוש בכיר
הקפד תמיד לסיים את התזכיר שלך בנימה אדיבה ולהציע עזרה, במידת הצורך. סיים את התזכיר הפנימי שלך בסיכום קצר, חוזר על הנקודות המהותיות ונסגר עם קריאה לפעולה.
בין אם התזכיר מספק חדשות טובות או רעות, זה תמיד הכי טוב להיות מנומס, מדויק, עד לנקודה ולהציע סיוע לעובדים קשה שעשויים להזדקק לו. אם אתה נאבק עם עיצוב או ניסוח, נסה להסתכל על כמה תזכירים מקוונים תבניות עבור Word, וללכת משם.
