כיצד לכתוב מדיניות ותהליך מתאר קווי המתאר

כל מי שעבד עבור חברה הוא מכיר את מדיניות ונהלים מדריכים ודומיהם האמיצים, תמציתיים יותר, ספרי עובדים. מדריכי המדיניות והנהלים משרתים שתי מטרות - כדי לספק את הדרישות המשפטיות כגון גיוס וסוגיות סביבתיות, וכן לבטא את המשימה והחזון של החברה באמצעות הנחיות מפורטות ומחושבות. מדיניות מתארת ​​מה החברה רוצה העובדים לעשות כדי להשיג מטרות ארגוניות, ונהלים לתאר בפירוט כיצד לבצע את המדיניות. באופן אידיאלי, החברה תעקוב אחר נוסחה פשוטה: קביעת הצהרות משימה וחזון, פיתוח יעדים אסטרטגיים, יצירת מדיניות תומכת והפקת הליכים טקטיים ליישום המדיניות.

פריטים שתצטרך

• חוקים הניתנים להחלה

• הסכמי קיבוצים, אם קיימים

לפתח תהליך ומבנה ולמשוך יחד צוות (אם אתה לא היחיד של הפרויקט של צינור). להחליט על אחריות חברי הצוות, כולל מחקר, כתיבה, סוגיות משפטיות, מנגנוני אישור ושיטות ייצור. למרות שרוב החברות מספקות ספרות עובדים בפורמט אלקטרוני, יהיה עליך גם להדפיס עותקים קשיחים. קבע ראשי צוותים ואנשי קשר לכל שלב בתהליך. לנהל פגישה ארגונית כדי להחליט כיצד ידני ידנית לזרום פרק על ידי פרק צעד אחר צעד.

כתובת ההיבטים המשפטיים של המדריך. כלול קטעים המתייחסים לשוויון הזדמנויות, הטרדה מינית, אפליה ובדיקת סמים. הקפידו על כך ששום נוסח במדריך אינו מפר חוקים קיימים או סותר הסכם עבודה. צור קשר משפטי של החברה כדי לסקור ולאשר את המדריך לבעיות משפטיות. רשלנות ונזיקין הם החששות המשפטיים השכיחים ביותר עבור חברות, ומדיניות ומדיניות נהלים מחייבים מבחינה משפטית על חברות. רוב ההפרות על ידי חברות הן מכוונת, אבל אם מדריכים מנוסחים היטב, התעלמו או לא מסבירים בבירור ההשלכות של פעולות העובדים, בעיות משפטיות יכול להתעורר.

כלול את המשימה של החברה ואת חזון הצהרות ההיסטוריה שלה. הסבר כיצד המדיניות והנהלים משמשים כדי לתמוך ולחזק את הערכים המתוארים.

לכתוב על הטבות. כולל סוגיות של הטבות חובה כגון ביטוח לאומי, דמי אבטלה, פיצוי עובדים, שיקולים צבאיים (מילואים, למשל) וחופשת משפחות. כמו כן מתאר את הטבות שאינם מנדט כמו חופשות, שעות נוספות, זמן comp, ביטוח, תוכניות הבשלה פרישה (כולל כל 401k הוראות), ואת שבתון ועלים של היעדרות.

לפתח ולשמור על צליל כתיבה חיובית. קביעת פרמטרים בהם העובדים יכולים להשיג את מטרותיהם בהצלחה. הימנע, במידת האפשר, בשפה מגונה. בעקביות לספר לעובדים מה הם לא יכולים לעשות או לא צריך לעשות יוצר מתח, במיוחד כאשר עשה ואל תעשה אוסרים בקלות על התנהגות לקויה.

צור טיוטה וסקירה, הגהה וערוך - ולאחר מכן בדוק, הגהה וערוך שוב.

שלח את הטיוטה דרך תהליך האישור. יש כמה עובדים שאינם חברי צוות לקרוא את המדריך עבור הקלט שלהם.

בצע שינויים במדריך לאחר תהליך האישור וקבל אישור סופי במידת הצורך. הכן את המדריך לייצור. בחר גרפיקה או תמונות ועצב את המדריך.

הפק את המדריך, הן בצורת עותק קשיח והן בצורה אלקטרונית. ודא שזיהית "שומר סף" לכל שינוי עתידי.

טיפים

• מדריך עובדים צריך להיות מבוא קצר לחברה שלך, עם קבלת פנים, מידע התמצאות ודיונים קצרים של כללים, ציפיות והטבות. זה כנראה יהיה הדבר הראשון לקרוא את העובדים (לפני מדיניות ונהלים ידניים) ולא צריך לחקות את המדריך בטון או בפירוט.

אזהרה

אם העובדים של החברה שלך מיוצגים על ידי איגוד, הסכם המיקוח הקיבוצי במקום זה ישמש לעתים קרובות כבסיס לרוב המדיניות והנהלים. היזהר לא לסתור הסכמי איחוד עם מדיניות ונהלים.