מדיניות היא מסמך שבדרך כלל מקבץ קבוצה של כללים, הנחיות ועקרונות ארגוניים. הוא מגדיר את האופן שבו הדברים נעשים בקבוצה מסוימת ומתווה את הסטנדרטים של בפועל עבור חברה. בעת יצירת מדיניות חדשה, חשוב לתכנן מראש ולהגדיר מתאר עבור כל סעיף ואת הרכיב של המדיניות. חברות מסוימות מציבות תבניות מקום שנועדו להקל על תהליך קביעת המדיניות על ידי הגדרת מבנה מתאר ספציפי שאינו משתנה ממדיניות אחת לאחרת.
לקבוע איזה סוג של מדיניות אתה כותב. בדרך כלל, המדיניות נופלת בקטגוריות השירותים, משאבי אנוש או ניהול. אם לחברה שלך יש תבניות מדיניות, בחר את אחת השייכות לקטגוריה הרצויה של המדיניות ומלא אותה. אם אין תבניות זמינות, המשך לבצע את השלבים הבאים.
לזהות את הצרכים ואת המטרות של המדיניות. גורמים שונים עלולים לעורר את הצורך במדיניות חדשה. דרישות חיצוניות או פנימיות, פערים מזוהים, ביקורות מדיניות רגילות, יוזמות שינוי או התפתחויות הן כולן סיבות שכיחות המצדיקות מדיניות חדשה. מטרת המדיניות שלך לאשר כי בחרת את הסוג הנכון, והוא ידריך אותך בהגדרת הסעיפים הנדרשים.
רשום את הסעיפים והרכיבים העיקריים של המדיניות שלך. הסעיפים האפשריים הם היקף, היסטוריה, מטרות ויעדים, אסטרטגיות, עקרונות שירות וניהול, תהליכים, נהלים, מבנים ארגוניים, ניהול, הערכות ונספחים. בהתאם להיקף ולרוחב המדיניות, מספר הסעיפים ישתנה.
טיוטות הנקודות העיקריות עבור כל רכיב ברשימה. כתוב נקודות תבליט עבור כל קטגוריה. צור קטגוריות משנה אם חלק מהרכיבים שייכים לקטגוריה גדולה יותר. לדוגמה, בהקדמה, תוכל לכלול היסטוריה, יעדים ויעדים וכן היקף מדיניות.
ארגן את כל הפריטים בסדר הגיוני. התחל עם העקרונות הכלליים ביותר וקטגוריות, ולאחר מכן רשימה מפורטת יותר חלקים. ארגן תוכן דומה סביב תהליכים ספציפיים. המבוא תמיד בהתחלה ונספחים צריכים תמיד לבוא אחרון.
השתמש במתווה המדיניות שלך כדי ליצור תבנית עבור מדיניות דומה בעתיד. השאר את הקטגוריות ותתי הקטגוריות כפי שהן נמצאות כעת בקווי המתאר שלך, אך הסר את נקודות המפתח החשובות הספציפיות למדיניות שלך. החלף בהוראות לגבי סוג התוכן שאליו שייך החלק.
