JISC InfoNet מתאר ניהול רשומות כניהול שיטתי של כל הרשומות יחד עם המידע או הנתונים שהם מכילים. בעבר, רשומות אלה היו מאוחסנים בפורמט נייר וכל ארגון גדול היה הרישום, לפעמים מאויש על ידי צבא של פקידים. כיום מערכות ניהול רשומות אלקטרוניים השתלטו. הן מערכות ניהול רשומות ידניות והן אלקטרוניים יש יתרונות ברורים כמו גם חסרונות.
אחזור נתונים ושיתוף
סיבה מובילה מדוע ארגונים רבים עברו ללא נייר היא הקלות שבה מערכת אלקטרונית מאפשרת אחזור מידע ושיתוף. כאשר הנתונים מוחזקים על נייר ומאוחסנים ברישום, אחזור זה מציג אתגר. יתר על כן, המידע יכול לשמש רק על ידי אדם אחד בכל פעם. בעוד שמערכות אלקטרוניות פותרות בעיה זו, הן מגיעות גם עם אתגרים אחרים.
עלות ציוד פוטנציאל עבור התבגרות
כאשר ארגון הולך ללא נייר, יש כמויות עצומות של נתונים המוחזקים על הנייר, כי יש לסרוק ולאחסן בפורמט דיגיטלי. החומרה והתוכנה הדרושות לתרגיל זה עולות סכום משמעותי. עלויות ראשוניות בצד, חסרון משמעותי עם מערכות אלקטרוניות היא כי הן חומרה ותוכנה להיות מיושן בזמן קצר יחסית. חומרה יכולה לדרוש שינוי קטן כמו 18 חודשים בעוד התוכנה משתנה כל 2-3 שנים.
מערכות אלקטרוניות וגליון אנשים
יישום של מערכת ניהול רשומות אלקטרונית קורא לשינוי עמדות של העובד. כל שינוי רדיקלי בארגון נתפס בספקנות מצד עובדים רבים שאינם בטוחים כיצד שינויים אלה ישפיעו עליהם. כאשר דרכים ישנות יותר של ארגון קבצים מוחלפות על ידי חדשים, העובד מרגיש אובדן שליטה, ואת זה צריך להיות מטופל על ידי הבטחות המעסיק - ו מגובה על ידי ההצלחה של המערכת מיושמת.
ביטחון ונושאים אחרים
עם שיתוף מידע מוגבר כי מערכת ניהול רשומות אלקטרוניים עושה אפשרי מגיע סוגיית האבטחה. אם לא יינקטו אמצעים מתאימים, יהיה זה אפשרי עבור מידע סודי של החברה בסופו של דבר בידיים הלא נכונות. יתר על כן, ניהול רשומות יכול להיות בעיה כאשר המערכת סתומה עם רשומות מיותרות (כגון עותקים המסמך). אין זה נדיר למצוא מצבים שבהם כמות משמעותית של רשומות המוחזקים למעשה דואר זבל.
