המפגשים קורים באופן קבוע בעולם העסקים, והפרוטוקולים הם המסמכים הרשמיים ששימשו לתעד את הפעולות שננקטו והחלטות שהתקבלו. מאחר שהדקות הופכות למסמכים רשמיים בעיני החברה, כל שינוי שיש לבצע בפרוטוקול דורש תוספת. כאשר אתה יוצר נספח אתה צריך לדעת מתי וכיצד להציג אותו ועדת הפגישה ולהוסיף אותו דקות הרשמי, כך שאתה לא עושה את השינויים האלה מרצונך.
להכין עותקים של דקות הרשמי מן הפגישה האחרונה, כך שכל מי שנכח בפגישה יכול לסקור אותם.
תעביר את הפרוטוקול לפגישה הבאה. מקובל על יו"ר הישיבה להתחיל את הדברים על ידי סקירה של פרוטוקול מן הפגישה הקודמת. כל הנוכחים חייבים לקרוא את הפרוטוקולים ולאשר אותם לפני שהם ממשיכים הלאה. אם למישהו יש משהו להוסיף, לשנות או לתקן, אז זה הזמן המתאים לומר זאת.
רשום את השינויים לדקות. אתה יכול לכתוב את השינויים ישירות על עותק של דקות, או להוריד את ההערות על פיסת נייר נפרדת.
לאפשר לחברי הפגישה להסכים על השינויים המוצעים בפרוטוקול, אשר יוצגו בתוספת. אם כולם מסכימים, אז אתה יכול להתקדם עם יצירת התוספת לדקות.
צור את התוספת לאחר פגישת הישיבה. עדיף לעשות את התוספת מיד לאחר הפגישה, כך המידע הוא עדיין טרי בראש שלך. השתמש בתבנית דקות כדי לכתוב את פרטי התוספת.
הפיצו את הדקות הרשמיות בתוספת המצורפת אחריהן לחברי קבוצת הפגישה. אולי אתה לא רוצה לחכות עד הפגישה הבאה לעשות את זה, למקרה זה רחוק בעתיד. במקום זאת, העבר עותק אלקטרוני של הפרוטוקולים והתוספת באמצעות הדוא"ל לקבוצה, ואפשר לחברים לדעת שהמשוב או האישור שלהם יתקבלו בברכה. אם כולם בקבוצה מאשרים את הפרוטוקולים בתוספת, אז זה הופך להיות מסמך העבודה החדש שלך.
הבא את הפרוטוקולים והתוספת לפגישה הבאה שלך כדי לקבל את חתימת יו"רך. הדקות הופכות רשמיות רק לאחר שהמנהל יחתום עליהן.
