מי שמקבל את פני הלקוחות כאשר הם נכנסים למשרד מציג תמונה של החברה. פקידת קבלה לא מאורגנת, אדישה, מציגה את החברה כחסרת מקצוע ובלתי מעורערת. בינתיים, להיות בירך בחום על ידי חבר צוות קשוב עושה הלקוח מרגיש מוערך והוא יכול להוביל אותה לטפח מערכת יחסים ארוכה עם החברה. זכור גם כי סוגים מסוימים של משרדים כגון רופא או משרד המטפל, ולפני פגישות חשובות כגון ראיונות, המבקרים עשויים להרגיש עצבני. ברכה ידידותית יכולה לעזור לשים אותם בנוח.
מקם את השולחן שלך מול הכניסה, כך שאתה רואה לקוחות כשהם נכנסים. ודא כי המשרד נראה מסודר בתחילת כל יום ולשמור אותו מאורגן כל היום. לספק חבילות מיד או למקם אותם מחוץ לטווח הראייה. שמור את המסמכים כראוי הגיש את הספר פגישה נגיש. יש את התוכניות המתאימות המחשב פועל כך שאתה יכול בקלות לחפש את המידע של הלקוח.
לחייך ולקבל את פני הלקוח, להעביר חום אמיתי והתלהבות. השתמש ברכה כי האותות שאתה מצפה לו, אם זה המקרה - אבל רק אם אתה יודע שזה הלקוח אתה כבר מצפה. אם אתם מצפים ללקוח במשרד עורכי הדין שלכם ב -9: 00, וגבר לבוש לפגישה עסקית נכנס, אפשר לחייך ולומר: "היי, אתה ג 'ון, זה נחמד מאוד לפגוש אותך". לעולם אל תציין את השם המלא של הלקוח - התייחס למידע זה כסודי. השתמש ברכה כללית יותר אם אינך מכיר את הלקוח, כגון "בוקר טוב, ברוכים הבאים ל- XYZ Firm, איך אוכל לעזור לך היום?"
לספק סיוע ללקוח על ידי סידור פגישה, נותן לה את הניירת היא חייבת למלא או לתת לה לדעת שאתה תספר את האדם המתאים שהיא הגיעה. תן ללקוח לדעת כמה זמן היא תצטרך לחכות. שאל אותה אם יש לה שאלות ולענות עליהן כמיטב יכולתך. אם אתה חייב לבדוק את התשובה, להבטיח לה שאתה רוצה.
עודד את הלקוח להירגע בזמן ההמתנה. מציעים את כיבוד הלקוח, כגון מים, קפה או תה, אם הם זמינים. אם הלקוח דוחה את ההצעה, אמור לו להודיע לך אם הוא שינה את דעתו. המשך לחייך ולעשות קשר עין כאשר אתה מדבר עם הלקוח, להעביר חום והתלהבות.
בנימוס לשאול את הלקוח לחכות רק רגע אם אתה חייב לענות לטלפון. לענות לטלפון עם ברכה כגון, "בוקר טוב, זה טרי מ XYZ המשרד. אתה יכול להחזיק לרגע?" תודה המתקשר לאחזקה ולהבטיח לה אתה תהיה ממש איתה. ואז לטפל ללקוח במשרד.
עקוב אחר הפרוטוקול של המשרד שלך כדי להציג לקוחות לצוות. לזמן את חבר הצוות ברגע שהלקוח הגיע, אם אתה יודע שחבר הצוות לא נפגש עם אורח אחר. אחרת, לזמן את חבר הצוות המתאים בטלפון כאשר מינוי הלקוח אמור להתחיל.
ליווי את הלקוח למשרד של חבר הצוות אם זה הנוהל המקובל במשרד שלך, וחבר הצוות ציין שהיא רוצה להתחיל את הפגישה. לחלופין, לזמן את חבר הצוות לאזור ההמתנה לפגוש את הלקוח. הציגו את הלקוח ואת חבר הצוות אם הם עדיין לא נפגשו, באמצעות שמות משפחה או שמות פרטיים, בהתאם לחברה שלך מעדיף.
