תקשורת יעילה וחילופי מידע הן קריטיות להצלחת הפרויקט. תקשורת ברורה מבטיחה שכל חבר צוות יבין את תפקידיה ויעדיה בפרויקט. חילופי מידע רציף שומרים על כל חברי הצוות מודעים להתקדמות ומדגישים כל בעיה שעלולה להשפיע על ההתקדמות. אי לתקשר בצורה יעילה עלול להוביל לעיכובים יקרים המשפיעים על הצלחת הפרויקט.
תכנית פרויקט
תוכנית הפרויקט היא מרכזית לכל תקשורת הפרויקט כפי שדווח על ידי TechRepublic. התוכנית מאפשרת לכל חבר צוות לדעת מה הפרויקט צריך לספק ומי אחראי. הוא מספק את תאריכי המפתח ואת התלות בפרויקט ושובר תוכניות מורכבות לתוך רכיבים קטנים כי חברים בודדים יכולים בקלות רבה יותר להבין.
חזון
התקשורת מבטיחה שכל חבר צוות יחלק את אותו חזון של תוצאות הפרויקט. מהדורת 2002 של "יוסטון Business Journal" תיארה כיצד אדריכלים, חברת בנייה ומפתחים שיתפו פעולה עם מנהלי חברות לקוח כדי להשיג הצלחה בפרויקט באמצעות מטרה משותפת אחת - פארק עסקים שיענה על הצרכים של המשתמשים.
תכנון תקשורת
פרויקט גדול כולל חברי צוות רבים ומגוון רחב של ערוצי תקשורת. כדי להבטיח תקשורת יעילה וחילופי מידע, חשוב למנהל הפרויקט לתכנן ולנהל את התהליך מלכתחילה, לזהות מי צריך מידע שונה בשלבים שונים של הפרויקט. התהליך הוא רציף על פי ייעוץ פרויקט מושלם, אשר קובע כי מנהלי פרויקטים מבלים את רוב זמנם על משימות תקשורת.
ניהול מידע
חברי הצוות זקוקים לגישה מהירה לגרסאות האחרונות של תיעוד הפרויקט. על ידי יצירת אתר פרויקט יחיד או מסד נתונים, מנהלי פרויקטים יכולים לרכז את כל המידע ולספק לחברי הצוות גישה מאובטחת למסמכים חשובים כגון תוכניות, לוחות זמנים, ספקים, פרוטוקול פגישה ודוחות התקדמות.
סטטוס
TechRepublic מזהה דוחות מצב כאחד התקשורת החשובה ביותר בפרויקט. שיתוף עדכוני הסטטוס מבטיח שכל חברי הצוות יהיו מודעים לבעיות קריטיות או לשינויים בלתי צפויים שעשויים להשפיע על לוחות הזמנים או העלויות של הפרויקט. לאחר מכן הם יכולים לנקוט בפעולה מתקנת כלשהי.
כלים
כלי תקשורת, כגון אי-מייל, ועידות וידאו ושיחות ועידה בוידיאו, מקלים על חברי צוות הפרויקט לשתף פעולה ולהחליף מידע, גם כאשר הם עובדים במקומות שונים. כלי רשת חברתית גם משחק תפקיד חשוב בניהול פרויקטים. חברים יכולים להשתמש בכלים, כגון טוויטר או פייסבוק, כדי לפרסם עדכונים קצרים על מצב או הערות על בעיות פרויקט חשובות.
