תפיסת הציבור של חברה או סוכנות יכולה להיות מושפעת במידה ניכרת מהתקשורת החיצונית שלה, ואילו שביעות הרצון של העובדים מעובדי החברה תלויה בחלקם בתקשורת הפנימית שלה. יצירת הודעה יעילה או מסע פרסום תקשורת מתחיל בבחינה של מספר גורמים.
מענה על השאלה העיקרית
בעולם שבו אנשים מוצפים באלפי מסרים בכל יום, השאלה העיקרית שלהם היא "למה שאכפת לי?" או "מה זה בשבילי?" תקשורת יעילה עושה את התשובה ברורה לקורא או מאזין. שאל את עצמך איזה מידע יהיה הכי חשוב לך אם היית חבר של הקהל ולוודא החומרים שלך לספק את הפרטים האלה. הדגש את היתרונות בתחילת ההודעה או החומרים שלך לפני הוספת מידע פחות חשוב.
פישוט
שמירה על התקשורת שלך פשוטה מגבירה את הסבירות שזה יהיה יעיל. לכוון רמה קריאה של כיתה ו 'עד ח' עבור חומרים כתובים. הימנע משימוש בראשי תיבות, במונחים רגולטוריים או בז'רגון. מחק מילים אם אדם ממוצע שעצרת ברחוב לא יידע את משמעותן. בעת הכנת חומרים כתובים, לשמור משפטים קצרים ולשבור עותק עם כותרות וגרפיקה. דף מלא בטקסט אינו מושך לקוראים פוטנציאליים.
שיטות
הפוך מידע לזמין ללקוחות ולעובדים באמצעות מגוון פורמטים. מהדורות חדשות, הודעות טקסט ודואר אלקטרוני ניתן להשתמש כדי לתקשר מידע דחוף, בעוד עלוני יכול להיות בחירה נכונה עבור תוכן כי הוא פחות רגיש זמן. אתר אינטרנט חיוני לתקשורת עם קהלים חיצוניים, ואינטראנט מאורגן היטב המציג תוכן חדשות ומשאבים מעשיים יכול להיות מאוד מועיל עבור העובדים. שילוב מצגות וידאו מאפשר לך לפנות ללומדים חזותיים ולהציע נקודות מבט או פרטים חדשים. קיום פגישות עם עובדים או עם הציבור מציע אינטראקציה פנים אל פנים, כי יכול לבנות אמינות ולהפוך את הקהל מרגיש מוערך.
עיתוי
מידע שהלקוחות שלך צריכים לדעת צריך להיות מועבר מהר ככל האפשר. כאשר הקהל שלך לומד מידע מהתקשורת במקום ישירות מהארגון שלך, יכולה להיות תפיסה שאתה מתכוון להסתיר את המידע או שאינך מעוניין באמת בקהל שלך. המרכז לבקרת מחלות מציין בספר המשבר שלה, כי שתי טעויות חמורות ביותר שארגון יכול לעשות כאשר מתקשרים עם בעלי עניין מספקים מידע קטן מדי ומאוחר מדי או מתקרבים כבעלי עניין יהירים ולא מעריכים. מחשבות אלה מתמצות בסמל של סוכנות: "הייה הראשון. תהיה צודק. להיות אמין ".
שקיפות ותדירות
העובדים והציבור חושדים לעתים קרובות בחברות ובגופים ממשלתיים, אך ניתן לבנות אמון על ידי הגדלת השקיפות של ההודעות שלך. מנהלים צריכים לבוא עם חדשות רעות ולהיות מוכנים להביע את החרטה שהם מרגישים לגבי נסיבות קשות. שיתוף ההנמקה מאחורי החלטות קשות עשוי גם לבנות הבנה.
"כשאתה מגלה מידע מזיק שלא היית צריך לגלות, אתה מרוויח מוניטין של שקיפות", אומר פיטר סנדמן, מומחה לתקשורת סיכונים ויועץ ארגוני. "אנשים מתחילים לשים לב שכאשר אתה עושה משהו לא בסדר, אתה אומר את זה; זה אומר שכשאתה לא אומר את זה, לא עשיתם שום דבר רע ".
לקוחות ועובדים לא צריך רק לשמוע ממך כאשר החדשות רעות.עלון חודשי או מפגשים רבעוניים יכול לשמור על העובדים הודיע על פעילות החברה, בעוד מאמרים באתר האינטרנט של החברה opt-in דואר אלקטרוני לשמור על הלקוחות בלולאה.
