מטרה חשובה של כל מערכת בקרה פנימית היא שמירה על נכסים. בגלל תהליכי שכר המשפיעים על המשאבים האנושיים והכספיים, בעיות או חולשות בבקרת שכר פנימית יכולות להיות יקרות. מתוך הכרה בסיכונים הכרוכים בתהליך השכר, הבנת הפוטנציאל הפוטנציאלי שלהם וידע כיצד לטפל בהם עלולה לגרום למניעת הפסד משמעותי לאורך זמן.
סיכונים
הסיכונים בתהליכי השכר כוללים בעיות דיווח כספי, כגון השמצות של שכר ותשלומים בגין הטבות לעובדים או סיווג עלויות עבודה בין עלות סחורות שנמכרו (COGS) לבין הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות (SG & A). יעילות תפעולית עלולה להיגרם על ידי תשלום עובדים רפאים או עובדים שהסתיימו (בדרך כלל תוצאה של קנוניה) ועל ידי שימוש בשיעורי שכר ושכר שגויים. תאימות רגולטורית נפגעת על ידי הפרת חוקי שכר ושעת עבודה פדרליים ומדינתיים או הפרת תקנות מס הכנסה (IRS) הקשורות לעובדים לעומת קבלנים עצמאיים.
השפעה
הפוטנציאל הפיננסי, המוניטין והמשפטי של בעיות שכר משתנה מאוד בהתאם לעיתוי שלהם, גודל וטבע. הבנת ההשפעה של אירוע יכול להיות חשוב לדעת איך לטפל בו כראוי. עסקים חייבים לשקול את הדברים הבאים: שגיאות בדיווח כספי עשוי להגדיל את דמי הביקורת החיצוניים. נתונים כספיים שגויים עלולים להוביל להחלטות ניהוליות גרועות ועלולות להשפיע לרעה על המשקיעים ועל בעלי עניין אחרים, כגון נושים. תשלומים לעובדי רפאים ושיעורי שכר שגויים עלולים להשפיע לרעה על הנזילות ולהעלות את נטל המס. הפרות של חוקי שכר ושעה או תקנות IRS עלולים לגרום לקנסות משמעותיים, שכר טרחת עורכי דין, שיעורי תחלופת עובדים גבוהים יותר ואובדן מוניטין.
הקלות
אתה יכול להפחית את הסבירות או את ההשפעה של בעיה שכר אם אתה מיישם חזק שולטת שכר. עם זאת, היתרון של ביצוע פקדים שכר לא צריך לעלות על העלות. חשבון שכר רגיל ומדויק והתאמות נתונים לספר החשבונות הראשי ולנתוני מעבדים של צד שלישי, העברת קבצים ורשומות אחרות עשויים למנוע או לזהות הצגה מוטעית פיננסית. סקירת סיווגי עובדים בין עלויות ישירות ועקיפות יכולה לסייע בזיהוי בעיות סיווג. הפרדה של חובות בין כניסה נתוני שכר, עיבוד ואישור התשלום לשחרר אנשי הוא אידיאלי, אבל יכול להיות קשה בחברות קטנות עם משאבים מוגבלים. רמה גבוהה יותר של ביקורת ניהולית, אישור ותקשורת של תעריפי שכר, שינויי תעריפים, קידומי כוח אדם, שינויי עבודה והפסקות עשויים להיות מתאימים כאשר ההפרדה בין החובות אינה אפקטיבית. תוכניות הכשרה מתאימות של ניהול ומפקח עבור נושאים משפטיים ונושאי משאבי אנוש עשויים לסייע בהגברת ההתאמה הרגולטורית.
מעקב
כל מערכת בקרה פנימית יכולה להיות חסרת תועלת לאורך זמן, כאשר תהליכים עסקיים ותהליכים עסקיים משתנים באמצעות צמיחה או באמצעות דפוסי ניהול לא הולמים של נהלי בקרה. לבצע הערכות תקופתיות של סיכונים פוטנציאליים, ולסקור את העיצוב והאפקטיביות של פקדי השכר כדי להבטיח שהם יישארו רלוונטיים וחסכוניים.
