ניהול אירועים כרוך יישום שיטות ניהול הפרויקט לתכנון, תכנון ותיאום אירועים מיוחדים כגון הצדדים, מגייסי כספים, פעילויות ספורט ועוד. בהתאם לגודל האירוע, מערכות מידע (תוכנות מחשב המורכבות בדרך כלל ממאגרי נתונים וממשק משתמש כדי לתפעל את הנתונים) משמשים למעקב אחר כוח אדם ומשאבים.
היסטוריה
תעשיית ניהול האירועים גדלה מאוד ב -50 השנים האחרונות, שכן האירועים כבר לא נערכים אך ורק בערים הגדולות. מאז 1949, המועצה קישור האמנה סיפקה כלים ותוכניות עבור אנשי מקצוע בתעשייה. יוזמת הייעוץ המקובל שלה פעלה לקראת פיתוח התקנים הרלוונטיים מאז 1997. בפרט, המועצה המייעצת לטכנולוגיה מבקשת לפתח טפסים ופרוטוקולים סטנדרטיים למערכות מידע לניהול אירועים. על ידי הבטחת תאימות בין מערכות, תקנים אלה לקדם את היעילות. לאחר מקצוע לא מאורגן יחסית, ניהול האירוע הוא עכשיו גם בתחום הלימודים באוניברסיטאות, אשר מציעים תעודה תוכניות דיפלומה. תוכניות אלה מספקים הדרכה מיוחדת על מידע נפוץ וניהול אירועים מערכת משימות להפוך אוטומציה לתכנון ולוגיסטיקה פונקציות רבות.
פונקציה
מערכת מידע לניהול אירועים נועדה להקל על מעקב אחר כוח אדם ומשאבים הדרושים להפעלת אירועים. בדרך כלל, מטרתו העיקרית היא לספק תזמון ותמיכה ברישום. בנוסף, פונקציות אחרות מאפשרות התאמה לדרישות כוח האדם לאיוש צוותי האירוע. המערכת גם עוקבת אחר עלויות והוצאות. לאחר האירוע, המערכת מפיקה דוחות עבור אנשי ניהול. מערכות מידע לניהול אירועים מאפשרות למתכננים לנצל תהליכים וטכנולוגיה כדי לתאם פעילויות שיובילו לאירוע טוב.
מאפיינים
שימוש בתוכנות וחומרה מיוחדים כדי לתפעל מידע ונתונים באמצעות נהלים ספציפיים, מערכות מידע וניהול האירוע לספק למנהלי האירוע עם המידע הדרוש להם כדי לשמור על יתרון עסקי תחרותי. מערכות מידע לניהול אירועים תומכות בארגון בידור, פעילות אישית או ארגונית. מערכות ניתנות להרחבה מאפשרות לך לתכנן, לשווק ולמכור את האירוע שלך. במילים אחרות, לא משנה כמה גדול או קטן בכנס שלך, המפלגה או סחר להראות היא, ניצול של מערכת ניהול אירועים האירוע יעזור לך לתכנן ולהפעיל אותו.
יתרונות
אוטומציה של תהליך ההרשמה באמצעות מערכת מידע וניהול אירועים מפחית שגיאות, חוסך זמן וכסף גם כן. ניהול תרומות באינטרנט מגדיל את הסבירות של תרומות. מנגנונים להפקת ידיעונים ותקשורת מקוונת אחרים מספקים דרך אבודה (וידידותית לסביבה) להגיע לקהל רחב, הגדלת ההשתתפות. באופן כללי, מערכות מידע לניהול אירועים מאפשרות לך לייעל את התקשורת ולצמצם את עלויות התפעול שלך.
שיקולים
השתמש במסדי הנתונים שלך כדי להעריך במדויק את הקהל שלך עבור כל אירוע. קבע אסטרטגיות שיווק מתאימות בהתבסס על תוצאות מאירועי העבר שלך. ביצוע ניתוחים על נתונים לוגיסטיים כדי לקבוע אזורים הזקוקים לשיפור תפעולי.
