עיבוד שכר היא משימה רב ממדית כי המעביד חייב לבצע. על המעסיק לעמוד בתקנות השכר והסטנדרטים של מחלקת העבודה של ארצות הברית ותקנות המס של מס ההכנסה. בנוסף, הוא חייב לעמוד בדרישות שכר המדינה. לאחר רשימת עיבוד השכר מסייע להבטיח תאימות.
עיבוד שכר
רשימת הבדיקה צריכה לכלול את משימות עיבוד השכר עבור כל תקופת תשלום. זה כולל את כל השלבים הדרושים כדי לעבד את השכר מתחילתו ועד סופו. אם יש תקופות תשלום מרובות, כגון דו-שבועית או חצי-שנתית, הכן רשימות נפרדות לכל מחזור שלם כדי למנוע בלבול. לדוגמה, אם כל העובדים לשעה משולמים דו-שבועית וכל העובדים השכירים משלמים חצי-חודש, יש צורך בביצוע רשימות נפרדות מאחר ששתי קבוצות השכר מעובדות בצורה שונה.
את רשימת עיבוד השכר יכול לכלול צעדים כדי לאשר את הגשות כרטיס זמן, חישוב זמן כרטיס והזנת שעות שכר לתוך המערכת. זה צריך לכלול צעד כדי להבטיח שכירים לקבל שכר קבוע שלהם עבור תקופת התשלום. בנוסף, היא צריכה לכלול ביצוע שינויים בנתוני השכר של העובד, כגון שינויי כתובת וניכויים, תשלומים בתשלום, כגון עליות שכר ובדיקות ביטול, ועיבוד שכירות וסיום חדשים. זה גם יכול לכלול עיבוד משלים לשלם, כגון שעות נוספות, ניתוק, בונוסים ועמלות.
עיבוד ניכויים
ניכויי שכר כוללים ניכויים סטטוטוריים / בלתי רצונית. זה האחרון אומר כי הניכוי מחייב מבחינה משפטית. ניכויים סטטוטוריים כוללים מס הכנסה פדרלי, מס ביטוח לאומי מס רפואי, וברוב המקרים, מס הכנסה המדינה. המעסיק אחראי על ניכוי מסים אלה משכר העובדים. יתר על כן, היא אחראית על חלקה של מסים שכר. רשימת הבדיקה צריכה לכלול את הניכויים הסטטוטוריים הנדרשים. ניכויים סטטוטוריים כוללים גם garnishments שכר ותמיכת ילדים צווי מניעה. הוסף אותם לרשימת הבדיקה, אם רלוונטי.
ניכויים מרצון הם אלה שהחברה מציעה, כגון פרישה והטבות בריאות, ביטוח חיים ונכות, תרומות צדקה, דמי חניה, דמי חבר והלוואה. רשימת הבדיקה לא צריכה לכלול כל סוג ניכוי מרצון, אך היא צריכה לכלול בדיקת ניכויים מרצון. לאחר נציג שכר הופך להיות מוכר עם המשכורות, קל לדעת אילו ניכויים להשפיע על העובדים.
דור שלם
רשימת הבדיקה צריכה להיות השלבים להדפסת המשכורות ולשלם את הפקודות וליצור את קובץ ההפקדה הישירה. כלול שלב להדפסת דוח טרום עיבוד, המאפשר לנציג שכר לבדוק פעמיים - ואם יש צורך, להתאים - את המשכורות לפני הדפסת המשכורות ולפני הפקת קובץ הפקדה ישירה. בנוסף, אם המשכורות יועברו לאדם מסוים לאחר עיבוד שכר, ציין זאת ברשימה.
לאחר עיבוד
לאחר עיבוד השכר, הנתונים הרלוונטיים חייבים להיות מוגשים על מנת להבטיח שמירה על תיעוד. על הרשימה לציין את דוחות השכר השונים שיש להגיש. בנוסף, היא צריכה לכלול את הדוחות הנדרשים עבור מחלקות קשורות, כגון חשבונאות או כספים ומשאבי אנוש. אם נדרשת אינטראקציה נוספת עם מחלקות אלו או אחרות, כלול אותן ברשימת הבדיקה. לדוגמה, אם חברת מס חיצונית מטפלת בענייני מס שכר של החברה, הרשימה צריכה לכלול כיצד להעביר את מס השכר לחברת המס.
