בתוך כל שלב של תהליך ההזמנה, קיימת אפשרות שקיימת שגיאה או בעיה בהזמנה.חלק מבעיות אלה הן פנימיות, הנגרמות על ידי עובדים, מערכות ותהליכים עסקיים. חלקם חיצוניים, נגרמת על ידי לקוחות, ספקים וכוחות חיצוניים אחרים כגון תנאי מזג האוויר. רוב החברות לעקוב ולנתח בעיות עיבוד סדר, כך שהם יכולים למצוא דרכים למנוע אותם בעתיד. בעיות עיבוד הזמנות הן בעלות השפעה שלילית על הלקוחות.
שגיאת לקוח
עיבוד ההזמנה מתחיל עם לקוח שמציב הזמנה למוצר או לשירות. במהלך תהליך זה, הלקוח עשוי לספק מספר מוצר שגוי, כמות, כתובת משלוח או פרטי חיוב. השגיאה עשויה להיות מילולית, בכתב או אלקטרונית, דרך הזמנת הזמנה מקוונת.
חקירה
ישנם מקרים בהם הלקוח אינו בטוח איזה סוג של מוצר או שירות ימלא את צרכיה יפנה מחלקת שירות הלקוחות לקבלת ייעוץ. במהלך חילופי מידע זה, עשויות להתעורר בעיות. הלקוח לא יכול לתקשר בבירור או העובד שמקבל את החקירה עשוי להיות חדש או מאומן היטב. בעיות אלה עשויות להוביל ללקוח המקבל מוצר או שירות שאינם יכולים למלא את צרכיה.
הזמנת הזמנה
נציגי הזמנת ההזמנות מקבלים הזמנות מילוליות, כתובות ואלקטרוניות מלקוחות, ומכניסים את המידע למערכת עיבוד הזמנות. במהלך תהליך הכניסה, הם עשויים להזין נתוני מוצר, שירות, לקוח או חיוב שגויים. ייתכנו גם מקרים שבהם עובד שירות הלקוחות מזין את המידע הנכון, אך מידע שגוי, עקב שגיאת מערכת או תקלה.
הגשמה
הזמנות למוצרים ומוצרים מוחשיים המועברים למרכז הזמנות, והם "נבחרים וארוזים". כאשר נבחר הזמנה, עובד מאתר את הפריטים המבוקשים בתוך מחסן, מסיר אותם מאחסון ומוסיף אותם להזמנת הלקוח. כאשר ההזמנה ארוזה, עובד לוקח את הפריטים שנבחרו ואורזים אותם בתיבת המשלוח או במיכל. בעיות איסוף פקודות נפוצות כוללות בחירה במוצר שגוי, צבע שגוי או כמות לא נכונה. בעיות נפוצות בהזמנה של האריזה כוללות מוצרים חסרים, הזמנות לא שלמות או אריזה לא נכונה, דבר שעלול לגרום לנזק למוצר.
משלוח
משלוח ספינות למיקומי לקוחות באמצעות US.SP.S. דואר, משאית (המכונה גם "קרקע") או משלוח אוויר. בעיות נפוצות של משלוח פנימי כוללות בחירה במוביל המשלוח הלא נכון או בעדיפות המשלוח הלא נכונה (למשל, משלוח ביום הבא, מסירה של יומיים). בעיות נפוצות של משלוח חיצוני כוללות משלוח מאוחר של מוצרים, היעדר אספקת מוצר או נזק למוצר במהלך תהליך המשלוח.
איכות מוצר
גם כאשר ההזמנות וההגשמה הן ללא רבב, איכות המוצר עלולה לגרום לבעיות. הרעיון של איכות המוצר בוחן הן את התפיסות והן את העובדות. לקוח יכול להזמין מוצר התואם את מפרטי המוצר המפורסמים, אך אינו נראה או מבצע את הדרך שציפה. במקרים אחרים, איכות המוצר ירודה היא ברורה יותר, כגון כאשר המוצר שובר לאחר שימוש אחד בלבד. בכל מקרה, איכות מוצר ירודה היא בעיה, שבדרך כלל מובילה להחלפת מוצר או להחזרת מוצר.
