מנהל מענק אחראי לפקח על הצעות המענק, מעקב אחר מענק כספים ולוודא שכל פעילויות המענק עומדות בחוזה. על מנהל המערכת להכיר את כל המועדים והתוצאות הניתנות למדידה וליצור התכתבויות, ליצור דוחות ולשמור על רשומות כדי להוכיח שכל תנאי המענק מתקיימים. איסוף נתונים, הזנת נתונים וניתוח הם חלק מהתהליך. ניהול גרנט הוא פעילות מקצועית הדורשת תשומת לב קפדנית לפרטים ומומחיות טכנית.
ארגן
לאסוף ולארגן את ההצעה מענק, כל החומרים הבטחוניים והתכתבות שלאחר מכן הקשורים לפרס. השתמש בקטעי המענק כנקודת התחלה לארגון, עם קובץ עבור כל תוצאה ניתנת למדידה, לדוגמה. קובץ כל הנתונים שנאספו תחת התוצאה היא מתייחסת, ולכן המידע זמין כאשר הגיע הזמן לבצע חודשי או סוף השנה דוחות. יש הרבה ניירת מעורב ניהול תקין של מענק וזה צריך להיות מאורגן בקפידה.
לזהות ולשלוח טפסים הנדרשים באופן ובזמן שנקבעו על ידי החוזה. יצירת רשימת תיוג וקו זמן בתחילת התהליך יסייע להבטיח תאימות.
לקבוע וליישם מערכות איסוף הנתונים הדרושים כדי לספק את תנאי המענק. כל תוצאה ניתנת למדידה המפורטת במענק חייבת להיות מוכחת בתיעוד. לדוגמה, אם אתה הבטיח לרשום 50 תלמידים, עליך לקבל טופסי הרשמה וגליונות כניסה בטופס כתוב.
מעקב אחר תקציבים: מעקב אחר ההוצאות על מנת להבטיח את הרכישות וההוצאות מתבצעות על פי סעיפי התקציב בתקציב ובדיווח על הנפקות תקופתיות על ההוצאות, כך שהצוות יודע היכן הן עומדות ביחס למגבלות רכישה ותקציב.
השג אישור לשינויי מענק כפי שמתיר תנאי החוזה עם התקדמות תקופת המענק והצורך בשינויים מתברר. כל שינוי בתנאי המענק חייב להיות מאושר על ידי המנהל הכללי של הארגון.
מעקב אחר ההתקדמות לקראת מטרות והבטחת התוצאות ולהציע שינויים אם לא יתקיימו. אם מטרות ההשתתפות אינן מתקיימות, לדוגמה, חבר הצוות האחראי לגיוס צריך להיות הזהיר כדי שיוכלו לנקוט פעולה מתקנת.
טיפים
-
רשום את משכורת מנהל המערכת למענק כפריט שורה בתקציב. אם מנהל המערכת מטפל ביותר ממענק אחד, כתוב אותם כאחוז מהזמן שיידרש כדי לנהל כל מענק.
אזהרה
אל תעשה את הטעות של מצפה הצוות הקיים כדי למצוא זמן לנהל מענק ניכר. הענקת פרסים של 100,000 $ ויותר דורשים הרבה זמן ומומחיות כדי להבטיח תאימות ועמידה נחוצה אם אתה מקווה להשיג מימון בעתיד.
