אף אחד לא אוהב לתת חדשות רעות, במיוחד לעובדים. עם זאת, כאשר העסק הוא למטה, לעתים קרובות יש צורך להניח אנשים או להקטין שעות. הודעות אלה הן קשות במיוחד לכתוב במכתב כי זה אולי נראה כי לא משנה איך אתה המדינה העובדות, הנמענים יהיה כועס ומוטרד. למרבה המזל, עם כמה תכנון אתה יכול לכתוב מכתב המאפשר לעובדים למטה קל ומסייע להם להבין את האופי הקשה של ההחלטה שלך לצמצם את השעות שלהם.
הקלד את התאריך. לדלג על שטח. אם אתה אישית מכתב לכל עובד בודד, להשתמש בפונקציה מיזוג דואר בתוכנית עיבוד תמלילים שלך כדי להוסיף את השמות והכתובות. לחלופין, אתה יכול להשמיט את הכתובת בתוך כולו ולכתוב מכתב כללי אם יש לך רק עובדים רבים מדי לעשות עותקים מותאמים אישית.
פתח את האות על ידי הקלדת "יקר (הוסף שם עובד)" ואחריו נקודתיים. אם אתה כותב מכתב כללי, הקלד "עובד יקר המוערך" ואחריו נקודתיים.
התחל את המכתב על ידי מתן רקע. הסבר כי החברה מפסידה כסף ומה ניסית לעשות כדי למנוע את הירידה. כתוב בשפה ברורה אבל בפירוט מספיק כדי שהעובדים יבינו שהחברה עוברת זמנים קשים. לא להזכיר את שעות מופחת בסעיף הראשון, כי העובדים אז כנראה פשוט להפסיק לקרוא ואתה תאבד את ההזדמנות כדי להסביר את המצב או לנסות לשמור על הרצון הטוב שלהם.
הסבר את צמצום שעות הפסקה השנייה. תהיה ספציפי. כמה שעות יכולות העובדים להפסיד מדי שבוע? מתי יחזרו ללוח הזמנים הרגיל שלהם, אם רלוונטי? העובדים יהיו הרבה שאלות ופנייה אליהם עכשיו ימנע בלבול שיחות טלפון למשרד.
הדגש את החדשות הטובות, אם בכלל. לדוגמה, אם אתה צמצום שעות כדי למנוע הנחת מישהו, ציין את זה. אם יש לך אסטרטגיה שלדעתך תקבלו את העסק שלך בחזרה בשחור בקרוב, תן לעובדים להרגיש את האופטימיות שלך. גם אם החדשות הטובות הן קטין יחסית, זה יעזור לעובד להרגיש שיש לך את האינטרסים שלהם בלב.
תן מידע לפעולה בפסקה האחרונה. אם העובדים צריכים לעשות משהו כגון למלא ניירת נוספת, להודיע להם. תודה להם על שאתם נושאים אתכם בתהליך קשה זה.
