מכתב שידול להצעות מחיר יציג בפניך כממציא ההצעה ויזמין משתמשים פוטנציאליים לקבלת מידע נוסף. המכתב יסכם ויעביר את החומרים ואת הכיוונים הנדרשים כדי להגיב להזמנה שלך להצעת מחיר. אתה תספר לקוראים שלך מי אתה, מה אתה מחפש וכיצד תוכל לענות על שאלות המתמודדים. הם יגלו כיצד תרצה לקבל הצעות מחיר ומהו ציר הזמן שלך. בעוד שמכתבי שידול להצעות מחיר בדרך כלל מאמצים פורמטים של טבלאות, תזכורות ותזכירים, תוכל להשתמש במכתב רשמי כדי להציג סיכום מנהלים של תהליך הגשת ההצעות שלך ולהדגיש את נקודות המפתח שלו.
הזמן את הקוראים לשלוח הצעות מחיר בהתאם למסמכי הצעת המחיר המצורפים שלך. מסמכי הצעת המחיר שלך עשויים לכלול תיאור של תהליך ההערכה והוראות המציע המפרטות את הפורמט והחומר של החומר שיוגש. הם עשויים לכלול גם את התנאים וההגבלות כי המציעים צריכים לצפות בחוזה, כמו גם תיאור מפורט או מפרט של השירותים או הסחורות שאתה מבקש. להנחיות הקוראים שלך, ספק רשימה של מסמכי הצעת המחיר המצורפת למכתב שלך.
זהה את עצמך בתור עורך הדין של ההצעה. בקצרה להציג את העסק שלך עם סקירה כללית של הצהרת המשימה שלך, מיקום האתר. ספק גם את השם ואת פרטי הקשר של הקורא של נקודת מגע לכל הנושאים הקשורים שידול ההצעה. זה יכול להיות אתה או מישהו אחר לך למי יש לך האצלת ניהול תהליך הגשת הצעות.
תאר את המאמץ שעבורו אתה מבקש הצעות. להציע פרטים כגון המיקום של המפעל, התקציב, היקף וגודל. דון איך מאמץ משתלב בתוך המטרות שלך תמונה גדולה מטרות.
הצג את לוח הזמנים שלך לכל תהליך הגשת ההצעות. ציין את תאריכי היעד שלך ואת המיקומים לקבלת מכתבי כוונות, שאלות והצעות מחיר. ציין את התאריכים של כל האירועים המתוכננים הקשורים להצעות מחיר, כגון פגישה לפני הצעה, פתיחת הצעות מחיר ופגישות של מועמדים ציבוריים, פגישות בחירה או פרס.
הפנה את הקוראים להנחיות ההצעות המצורפות שלך לקבלת הנחיות מפורטות לגבי מה לשלוח ובאיזה פורמט. דגש לשים לב קרוב לתבניות שנקבעו ודרישות, להזכיר את האפשרות של הצעה פסילה במקרה של אי ציות. יש לציין בבירור את הבסיס או הקריטריונים למתן ההצעה, וכל מידע אחר שתרצה להדגיש, כגון מספר העותקים הנדרשים, וכיצד יש לסגור את הצעות המחיר, לארוז אותם ולסמן אותם.
חזור על ההזמנה שלך להצעת מחיר, ולאחר מכן הודה לקורא על התעניינותו. סגור את המכתב באופן רשמי ולאחר מכן חתום על שמך וכותרתך.
טיפים
-
הצעות הצעות מחיר יכולות להיות מורכבות. התייעץ עם עורך דין לפני שתסיים את מכתב ההצעה שלך ואת חבילת החבילה. הגה את המכתב שלך עבור שגיאות דקדוק ואיות.
לחסום את המכתב ולאחר מכן להדפיס אותו על נייר מכתבים.
