אם אתה עובד בעסק למרחב העסקי, רוב הסיכויים שתידרש לפתח הצעה עסקית או מכתב הצעה בשלב כלשהו. זהו מסמך המשמש להציע את המוצרים או השירותים של הארגון שלך ללקוחות פוטנציאליים המבוססים על פרמטרים מוגדרים כמו היקף, עלות, ציר זמן ותקציב.
מה זה פרויקט הצעה? ידוע גם הצעה עסקית או מכתב הצעה, מסמך זה בדרך כלל יש פורמט מסוים עם דרישות מסוימות המשתנות בהתאם לענף שלך. עם זאת, המטרה העיקרית של מכתב הצעה היא תמיד להוכיח את האפשרות איך העסק שלך יכול לעזור לפתור את הבעיות שהם מתמודדים.
מה זה מכתב הצעה?
הצעות מכתבים ניתן או שידל על ידי עסק או לבוא לא רצוי. שידול יכול להיות פשוט כמו האפשרות לבקש הצעה לאחר שיחת המכירות או להיות תהליך רשמי בשם RFP, או בקשה להצעה. תהליך זה בדרך כלל כרוך ארגונים מרובים לשלוח הצעות תחרותיות כדי לנצח את העסק של הסיכוי. בהתבסס על התעשייה ועל סוג של RFP, ההצעה תצטרך לכסות דרישות ספציפיות שתוארו על ידי הלקוח הפוטנציאלי.
כאשר מתמודדים עם הצעות לא רצויות או בקשות פורמלי, אין הנחיות פורמליות אתה צריך לעקוב. עם זאת, חשוב לעצב מסמך שעונה על שאלות הסיכוי שלך יכול להיות בצורה ברורה ותמציתית. אמנם לא יכול להיות כל הדרישות הפורמליות במקרים אלה, זה עדיין חיוני לעקוב אחר מבנה הגיוני לכסות את ההיבטים הקריטיים של העסק שלך וכיצד הוא פותר את הבעיות שבהן הוא צפוי להתמודד.
הצעה עסקית או מכתב הצעה צריכה לכלול את הקריטריונים הבאים, ללא תלות בתעשייה ובתהליך:
- מכתב כיסוי
- דף השער
- תוכן העניינים
- תקציר מנהלים
- סקירה כללית של הבעיה הסיכוי הוא פונה
- מטרותיה או מטרותיה של ההצעה
- מה הופך את הארגון שלך מוסמך לטפל בבעיה
- היקף, כולל המחיר ואת ציר הזמן
- קריאה לפעולה
- פרטי התקשרות
מחקר לפני תחילת ההצעה שלך
לפני שתתחיל להקליד, חשוב לאסוף את כל המידע הרלוונטי במקום אחד. נסו לברר מי יקרא את ההצעה והאם הוא מקבל ההחלטות. התאם את ההצעה שלך לקהל שלך, וודא שאתה מספק את כל המידע שעבורו הם ייראו.
גלה איזה סוג של כאב נקודות הסיכוי הוא פונה. קבע כיצד הארגון שלך מתאים ביותר לפתור את הבעיות שלהם בהשוואה לתחרות שלך. רשימה של אלמנטים כי אתה מבדיל עסקים דומים אשר הסיכוי עשוי להיות מדבר.
ודא אם יש לך תקציב או ציר זמן בחשבון, וודא שהמשאבים הפנימיים שלך מיושרים כדי לעמוד בדרישות אלה. לאחר שבחרת אילו הצעות שלך יהיה הכי הרבה להשתמש כדי הסיכוי שלך, תצטרך לחשב את ההוצאות הפנימיות שלך לפני מצטט להם מחיר.
לספק את היקף הפרויקט
הגדרת היקף הפרויקט היא מרכיב מרכזי בתבנית כתיבת ההצעה. לאחר זה מידע מפתח כתוב למטה נותן לך יתרון על כתיבת ההצעה שלך. קח קצת זמן כדי לנסח את פרטי המפתח של היקף. האלמנט הראשון הוא להבין מי יעשה את העבודה בתוך הארגון שלך, מי ינהל את התהליך ומי יהיה נקודת הקשר העיקרית עבור הלקוח שלך.
לאחר מכן, יהיה עליך לקבוע מה בדיוק צריך לעשות כדי לעזור ללקוח לנהל את נקודות הכאב שלהם. מתאר את השלבים שהארגון ייקח ואת התהליך שבו תשתמש כדי לפתור את הבעיות של הלקוח הפוטנציאלי. כמו כן, עליך לציין את הערכים שהארגון שלך ישתמש בהם כדי למדוד את הצלחת התוצאה.
לבסוף, מתאר את לוח הזמנים בפירוט רב ככל האפשר, מתן אבני דרך החברה שלך יפגע על מנת להשלים את הפרויקט לפי התאריך שהצעת. להיות נדיב בהערכת ציר הזמן שלך, חשבונאות עבור כל סוגיות בלתי צפויות שעשויות להתעורר. זה כדי לספק את הסיכוי עם חשבון מציאותי של מה שאתה יכול לספק להם.
התחל עם מבוא סיכום מנהלים
ההקדמה של מכתב ההצעה שלך צריך לכלול מידע על החברה שלך ואת המותג, עם קצת רקע על מי אתה ומה אתה עושה. אם אתה כותב מכתבים הצעה לעתים קרובות, ייתכן שתרצה לפתח טקסט boilerplate על החברה שלך שבו אתה יכול לעשות שימוש חוזר בכל פעם.
תקציר מנהלים צריך לכלול את הנקודות הרלוונטיות של ההצעה שלך. אמנם אתה לא צריך לנסות לסכם את כל ההיבטים של המסמך, לעשות לכלול מידע על למה החברה שלך מתאימה לתפקיד ואיך תוכלו לעזור לנהל את נקודות הכאב של הלקוח הפוטנציאלי.
לפתח את הגוף של ההצעה
גוף ההצעה צריך לכלול את הפרטים של הבעיה הסיכוי שלך פונה. כדי להדגים את ההבנה של הבעיות שלהם, להיכנס הפרטים של הנוף שלהם ואת הקשיים שהם רואים על בסיס יומי. זה עוזר להראות את הסיכוי שאתה בקי היטב בתחומים החשובים להם.
מתאר את היעדים להצעתך. זה יהיה בעיקר כדי להראות את האפשרות שאתה מתכוון לעזור להם עם הבעיות העסקיות שלהם באמצעות מוצרים או שירותים שאתה מציע. ספק פרטים על מה שעושה את החברה שלך שונה מהמתחרים שלך ומדוע אתה מתאים יותר לעבוד עם לקוחות פוטנציאליים מאשר הם. זה עשוי לכלול לדבר על ארגונים אחרים איתם עבדת, מציג דוגמאות של פרויקטים בעבר ולספק פרטים על הידע שלך ואת המומחיות.
לספק מפרטים והנחות
כלול את היקף שתוארו עם מחירים ספציפיים ולוחות זמנים. ייתכן שהחברה שלך לא תדע את כל הפרטים לגבי הדרישות של הלקוחות הפוטנציאליים, לכן ייתכן שתצטרך להניח כמה דברים, כגון התקציב הפנימי שלהם והגבלות על ציר הזמן. ניתן לכלול הנחות אלו בתוך ההצעה ואף לספק שתי אפשרויות. לדוגמה, תוכל לספק אומדנים לתפנית של ארבעה שבועות, תפנית של שישה שבועות ופריסה של שמונה שבועות, עם תמחור מקביל לכל ציר זמן.
סגור עם טיעון חזק
המסקנה שלך למכתב ההצעה צריכה לכלול סיכום מהיר של המידע שסיפקת את הסיכוי. תודה להם על שהקדשת מזמנך לשקול את ההצעה שהקדשת, ולספק להם מידע על מה לעשות הלאה. חשוב לכלול קריאה לפעולה בהצעה העסקית שלך. זה יכול לכלול קורא לך לדון בהצעה נוספת או הגדרת פגישה לחתום על ההסכם. לבסוף, לכלול מידע על איך הם יכולים ליצור איתך קשר, עם כמה אפשרויות כמו דוא"ל, טלפון אתר אינטרנט.
בצע את שיטות העבודה המומלצות
כדי להפוך את מכתב ההצעה שלך ליעיל יותר, שלח יחד עם תיעוד תומך. זה עשוי לכלול מקרים של לקוחות בעבר שלך, עדויות מלקוחות מאושרים וגיליונות אלקטרוניים עם נתונים סטטיסטיים המציגים את שיעור ההצלחה שלך.
הקפד לכתוב את ההצעה שלך על נייר חברה ויש לי את זה עוצב על ידי מעצב גרפי אם יש לך את המשאבים הזמינים לך. תשומת לב אלמנט חזותי יכול לעזור לחברה שלך להתבלט הצעות תחרותי הסיכוי עשוי לקבל.
אל תשכחו לעקוב
אמנם לא ישירות חלק מכתב ההצעה המסמך, אחד המרכיבים העיקריים של שליחת הצעה היא מעקב עם הסיכוי. התקשר או שלח דוא"ל הסיכוי שלך לאחר כמה ימים של שליחת מכתב ההצעה כדי לברר אם יש להם שאלות או משוב לגבי המסמך. הצע הצעה להבהרת כל האלמנטים שעליהם הם זקוקים למידע נוסף. על ידי מעקב, אתה עוזר לטפח מערכת יחסים חזקה עם הסיכוי.
