מכתב חירום כולל את התוכניות והנהלים של המחלקה העסקית אם יקרה משהו שמשפיע על פעילות החברה באופן חיובי או שלילי. המכתב יסביר כיצד להגיב על שריפה או אובדן נתונים - או למזל טוב בלתי צפוי, כגון הזמנה גדולה. בעוד תוכנית מגירה מקיפה עבור העסק כולו יכול להכיל מחלקות רבות, מכתב חירום מתמקד בבעיות כי מחלקה בודדים עשויים להיתקל תוכנית מתאר עבור עבודה סביב בעיות אלה.
תהליכים ומשימות
כל מפקח מחלקה צריך להכין מכתב חירום המפרט את התהליכים העסקיים שהוא מטפל בהם ואת המשימות שהוא מפקח עליהם. מכתב זה צריך לכלול את כל מה שהמחלקה עושה, כל אדם שאיתו הוא מתקשר, אילו תוצרים הוא מספק וכאשר הוא מציג תוצרים. לדוגמה, מכתב המגירה של מחלקת החשבונאות חייב להראות כיצד מחלקת החשבונאות מתקשרת עם מחלקת המכירות כדי לרשום את חשבונות חייבים ואת שיטות התקשורת שלה עם מחלקת הרכש כדי לעקוב אחר חשבונות לתשלום, כמו גם כיצד מחלקת מספק דוחות הכנסה חודשית רבעוני החזרי מס.
נקודות כשל
מכתב החירום יכלול את נקודות הכשל בכל תהליך. אלה הם האירועים שיכולים לשבש את השלמת תהליך או משימה. נקודות כשל יכולות לנוע בין אסונות טבע לבין אובדן נתונים קטסטרופלי לתקשורת פשוטה בין עמיתים לעבודה. מכתב חירום המתאר את כישלון מחלקת החשבונאות של נקודות יכול לכלול השמטה של שבוע בשווי של חשבוניות מכירות או התרסקות הכונן הקשיח כי מנגב הדוחות הכספיים החשובים.
הסתברות והשפעה
החלק הבא של מכתב החירום מפרט את ההסתברות לנקודות הכשל, וההשפעה שתצביע על כישלון שכזה תביא לפעולה. המכתב יכול להראות כיצד כמה נקודות כשל יש סבירות גבוהה אבל מייצגים איום מינימלי, בעוד נקודות כישלון אחרות יכול להיות מאוד לא סביר אבל לספק תוצאות הרסנית. מכתב החירום של מערכת רישום החשבונות האוטומטית של מחלקת החשבונאות עשוי להראות הסתברות נמוכה של כישלון לשמור על רשומות החברה מעודכן, אבל המכתב יכול גם להראות כיצד כישלון במערכת זו יכולה להיות השפעה רצינית על הפעילות של המחלקה.
תוכנית פעולה להגנה
מכתב המגירה יכלול תוכנית פעולה המתאר את הצעדים שהמחלקה תנקוט אם מתרחשת נקודת כשל, כך שהמחלקה יכולה לעקוף את נקודת הכישלון תוך כדי ביצוע משימה הכרחית. בעוד שהפעולות המתוארות במכתב המגירה עשויות שלא להיות השיטות היעילות והנוחות ביותר להשלמת המשימה, הן מבצעות את העבודה. תכנית הפעולה במכתב המגורים של מחלקת החשבונאות יכולה לכלול צעדים לשימוש בספרי מחברות נייר ומחשבון במקרה של אובדן נתונים מכונן קשיח קרס.
