אם אתה מציע פתרון לבעיה ארוכת שנים, רוב הסיכויים שהמנהל יבקש ממך להגיש הצעה רשמית. למרות שהאורך משתנה בהתאם למידע שאתה צריך לכסות, רוב ההצעות הרשמיות מורכבות מרכיבים מרכזיים מסוימים הדומים לאלה של דוחות רשמיים. אלה כוללים בדרך כלל את prefatory, הגוף וחלקים משלימים. כפי שמציין השם, החלק הטרום של ההצעה מציג את הקורא לרעיון.
פרטי כותרת
כותרת הכותרת היא הדף הראשון של ההצעה להציב מיד לאחר דף השער כי נושאת לא אחר מאשר הכותרת. להלן דף השער, אשר נוסף על הכותרת נושא את שמות הכותב והאדם שהרשה לסופר להגיש את ההצעה, יחד עם ייעודו, כתובתו הרשמית ופרטי ההתקשרות שלו. בדף זה יש גם תאריך הגשת ההצעה.
אותיות
על ההצעות המאושרות בכתב לכלול את מכתב ההרשאה מיד לאחר עמוד השער. זה ואחריו משדר או מכתב כיסוי נכתב על ידי האדם כותב את ההצעה. מכתב הכריכה צריך לפנות לנמען ולזהות את ההצעה לפי הכותרת שלו. מכתב רשמי זה מספק בדרך כלל מידע על מטרת המסמך, מבלי להיכנס לפרטים של מה הוא מכסה או את המסקנות שבהן המחבר הגיע. הכותב יכול להשתמש במכתב הכיסוי כדי להכיר בעזרה שקיבל בהכנת ההצעה.
תוכן העניינים
תוכן העניינים מתאר את מבנה ההצעה. הוא מכיל רשימה מקיפה של הכותרות בתוך המסמך, יחד עם מספר הדף הרלוונטי ליד כל אחת מהן. זה חיוני כדי ליישר את הכותרות עם מספיק פערים ומנהיגים לתת תצוגה ברורה של מידע. אם ההצעה כוללת מספר לא מבוטל של נתונים, טבלאות, גרפים או עזרים חזותיים אחרים, יש לרשום אותם בעמוד נפרד בשם "רשימת איורים" מיד לאחר תוכן העניינים.
תקציר מנהלים
חלק זה מכיל מידע תמציתי על התוכן המופיע בהצעה. בעקבות המתווה המופיע בתוכן העניינים, תקציר מנהלים מציג את הנושא, נותן נתונים רלוונטיים, ומסכם את המסקנות וההמלצות של האדם המציע את ההצעה. מטרת סיכום זה היא לספק מבט על העין של הנושא לעיון מהיר על ידי מנהלים עסוקים. אמנם זה מופיע לפני הגוף העיקרי של ההצעה, קל יותר להרכיב את החלק הזה האחרון, לאחר לשים את כל המסמך.
