הסוכנויות הן כמו דלק אוקטן גבוה לפגישות - הם יכולים לשפר באופן משמעותי את היעילות ואת הפרודוקטיביות של כל תהליך החלטה. סדר יום טוב אחד יכול לחתוך את מספר הפגישות הדרושות להשלמת הפרויקט לחצי ולהקטין במידה ניכרת את הנטייה לפגישות להסתעף לדיונים שאינם יעילים להשגת יעדים.
תפקידה של אג'נדה
מטרתו של סדר יום היא להקל על תהליך קבלת ההחלטות בקרב חברי הקבוצה. זה עשוי להיות עבור שדרוג הטכנולוגיה או דיון בתקציב. סדר היום מסייע לשמור על הנוכחים המשתתפים התמקדו ההחלטה הסופית. אג'דות גם להקל על הערכת ההצלחה של הפגישה על ידי מתן רשימת מעקב למעקב ואחריות.
פורמטים
השורה הראשונה של האג'נדה צריכה לציין את מטרת הפגישה ואת מטרתה. כמה פורמטים של סדר היום מעדיפים לציין את המטרה יחד עם מטרות משנה אחרי כל פריט סדר יום. שני הפורמטים יוצרים מסגרת לדיון. אג 'נדות יכול לנוע בין פשוט מורכבים. הם יכולים לכלול קבצים מצורפים וחומר קריאה או סדר היום מן הפגישה הקודמת. סוג הפורמט המשמש בדרך כלל נקבע על ידי הפורמליות והאורך של הפגישה. כלל אצבע טוב הוא כי הפורמט צריך להתאים את השמלה של משתתפי הפגישה; כלומר, מפגש מלא סנדלים ומכנסיים קצרים יכול להסתדר עם סדר יום לא פורמלי בעוד חדר מלא חליפות עשוי לדרוש סדר יום רשמי.
לא פורמלי לעומת פורמלי
הפגישה הקצרה או הבלתי רשמית יכולה להיכלל בדוא"ל או בתזכורת לפגישה. זה יכול להכיל שורה אחת עבור המטרה של הפגישה ולאחר מכן שלוש עד חמש נקודות דיון קצר. סדר היום הארוך הוא בדרך כלל דף מלא, הכולל כותרת, מיקום מפגש, תאריך ושעה, מטרות ונושאים או נקודות דיון. פגישות ארוכות צריכות לכלול גם זמנים עבור כל נושא דיון ושם המנחה. שני הפורמטים של סדר היום צריכים להסתיים בקטע של "הצעדים הבאים" למעקב. אלה "הצעדים הבאים" יהפכו את הבסיס לנושאים סדר היום בפגישה הבאה.
