עסקים להשתמש הרבה תיעוד על מנת לשמור על חברות לפעול בצורה חלקה. בדרך כלל התוצאה היא הכנסה גדולה יותר. שני המסמכים הבסיסיים ביותר להשתמש בחברות הן הזמנות מכירות וחשבוניות. אמנם יש כמה קווי דמיון בין המסמכים (למשל, שניהם עשויים לרשום את החברה ואת כתובות הרוכש), יש גם הבדלים גדולים.
פעולה
צווי מכירות מצביעים על כך שהחברה המספקת מוצרים או שירותים צריכה לנקוט פעולה (כלומר, כדי להשלים את ההזמנה). בדרך כלל זה כרוך למצוא את המוצר, אריזות אותו, וכו ', או הגדרת פגישה, כך השירותים ניתן שניתנו. חשבוניות מצביעות על כך שרוכש הסחורות או השירותים צריך לנקוט פעולה. זה בדרך כלל אומר כי הרוכש צריך לפצות את החברה למוניטין עבור מוצרים או שירותים, אשר יכול להיעשות על ידי שליחת החברה המחאה או כסף, העברת כסף מחשבון בנק, או הולך לאתר האינטרנט של החברה באמצעות טופס מקוון לשלם באמצעות כרטיס אשראי.
הדק
הזמנות מכירה מופעלות על-ידי הזמנת הרכש של הצרכן. הסיבה לכך היא חברה לא יכול רשימה של פריטים או שירותים כי אדם רוצה עד הפרט מאפשר לחברה לדעת מה הרצוי. חשבוניות מופעלות על ידי השלמת מכירה או שירות. הסיבה לכך היא כי החברה אינה יכולה לחייב אדם עבור מוצרים שלא נמסרו מעולם או עבור שירות שמעולם לא ניתנה.
מודעה
הזמנות מכירה מפרטות את המוצרים או השירותים שהלקוח רוצה. זה יכול להיות פריט יחיד / שירות או שזה יכול להיות רשימה מקיפה של מוצרים / שירותים מרובים. אלה מופיעים לעיתים קרובות עם מספר פריט / שירות ותיאור קצר. חשבוניות רשימה של כמות הכסף החייב עבור מוצרים או שירותים אלה. החשבונית עשויה לחזור על המוצר ועל רשימת השירות כדי להראות בבירור כיצד סך owed הושג, אבל המטרה העיקרית היא לציין כי הכסף נובע.
תאריך
הזמנות מכירה מציינות את התאריך שבו עובדה בקשת הצרכן למוצר או לשירותים. פירוש הדבר שהתאריך המצוין מציין זמן בעבר. חשבוניות מציינות את התאריך שבו יגיע הכסף עבור מוצרים או שירותים אלה. פירוש הדבר שהתאריך המצוין מציין זמן בעתיד.
להשתמש
הזמנות מכירה משמשות לאישור, למעקב ולעיבוד של השלמת הזמנה. לדוגמה, כאשר הזמנת הלקוח מתקבלת על ידי הרוכש, אם יש שגיאות כגון פריטים / שירותים חסרים, פריטים / שירותים שגויה וכו ', אז הרוכש יכול ליצור קשר עם החברה כדי לשנות את הסדר ולתקן אותו. חשבוניות משמשות כדי לתקשר שההזמנה הושלמה. בשלב זה הסחורה / השירותים נמסרו או שניתנו, ולכן הפרט אינו יכול לבצע שינויים.
