כל חברה צריכה להיות תקציב מחושב היטב, אשר רואה את המטרות של החברה, המוטיבציה של העובדים ואת המגבלות הפיננסיות של החברה. בנוסף, על החברה לשקול הן את הפעילות הפיננסית והן את הפעילות העסקית של החברה וכן את היעדים שהחברה מחזיקה בעתיד.
הגדרת יעדים
לפני קביעת תקציב החברה, ועדת התקצוב או מקבלי החלטות מרכזיים אחרים חייבים לקבוע יעדים לעתידה של החברה. יעדים יכולים לכלול חיסכון בעלויות, למשל, אשר ידרוש צורה שונה מאוד של תקצוב מאשר מטרות להרחבת החברה למקום השני.
קביעת משאבים זמינים
מטרות עסקיות צריכות להשפיע על תהליך התקצוב, אך בהחלט לא להכתיב אותו לחלוטין. עסק גם צריך לנתח את המשאבים הזמינים ולקבוע מה יש לו להשיג את מטרותיו. אכן, המשאבים הזמינים עשויים להכתיב, במידה רבה, את מטרות החברה. המשאבים הזמינים אינם מוגבלים במזומן של החברה זמין, אלא גם יכול לכלול הלוואות פוטנציאליות או השקעה נוספת. בנוסף, החברה חייבת לשקול את תחזית המכירות שלה לשנה הקרובה.
תכנון צרכים עתידיים
התקציב הוא צופה פני עתיד ודורש כמות מסוימת של אמידה. זה בהחלט בלתי אפשרי לחזות בדיוק מושלם מה הצרכים הארגוניים של הארגון שלך בעתיד יהיה. ישנם, עם זאת, כמה מקורות חשובים של נתונים אתה יכול להסתכל על מנת להגיע לאומדן. מקורות אלה כוללים נתוני חברה קודמים, נתונים זמינים על מתחרים וניתוח מגמות כלכליות ורגולטוריות שוטפות ומתפתחות, שעשויות להפוך את השנה הקרובה לשונה מכל השנים הקודמות.
התאמה לצרכים עתידיים משאבים זמינים
לעתים קרובות יותר, לא את המשאבים הזמינים שלך לא יתאים באופן מושלם עם הצרכים הצפוי שלך בעתיד. זה בשלב זה של מחזור התקציב, כי ייתכן שיהיה עליך לעשות כמה מתפשרת משא ומתן בין המחלקות שלך כדי לקבוע כיצד הטובה ביותר להקצות משאבים נדירים של החברה שלך. אתה צריך לשמור על סדרי העדיפויות של העסק ואת הצרכים האסטרטגיים בחשבון בעת ביצוע תהליך זה.
קבלת אישור סופי
ברגע שיש לך תקציב מלא הסתדר, השלב הבא הוא לרכוש אישור ועדת תקצוב או כל ישות הוא מוסמך לעשות את הסופי כן או לא החלטה על התקציב שלך. ככל שאתה עובד בקפדנות כדי לענות על הצרכים של כל בעלי העניין המרכזיים במהלך השלבים הקודמים, חלקה יותר תהליך זה צריך להיות.
הפצת הכספים המאושרים
לאחר שהתקציב הסתיים ואושר, השלב האחרון של תהליך התקצוב הוא הפצת הכספים שהוקצו למחלקות השונות ולמגזרים העסקיים. בדרך כלל זוהי חובתו של מנהל כספים ראשי או של בקר החברה.
ניטור והערכה
לאחר שהתקציב הסתיים והקרנות יחולקו, תהליך התקצוב לא ייגמר. עדיין עליך לעקוב באופן פעיל אחר ההצלחה של התקציב שיצרת ומיושמת. חפש תחומים שבהם משאבים חסרים או איפה פסולת נראה קיים ולשמור על אזורים אלה בחשבון עבור מחזורי התקציב בעתיד.
